Tento tip je rozšírením tipu na Excel z minulého týždňa. Na výber prázdnych buniek z rozsahu môžete použiť príkaz Prejsť na špeciálne. Je to skvelá technika programu Excel na čistenie údajov v kontingenčnej tabuľke.
Kontingenčné tabuľky sú úžasné nástroje. Čo však v prípade, ak je vaša kontingenčná tabuľka iba medzistupňom pri manipulácii s údajmi a chcete ďalej využívať súhrnné údaje v kontingenčnej tabuľke? Kedysi som pravidelne dostával 5 000 riadkov údajov zo starého mainframového systému. Tieto údaje majú stĺpce pre produkt, mesiac, región, stav a množstvo. Potreboval som zosumarizovať údaje v kontingenčnej tabuľke, pričom mesiace prešli cez hornú časť, produkt, región a stav smerovali nadol po riadkoch. Vďaka kontingenčným tabuľkám je to hračka.
Odtiaľ som potreboval zobrať údaje z kontingenčnej tabuľky a importovať do Accessu. Ako vidíte, predvolená kontingenčná tabuľka na to nie je vhodná. Aplikácia Excel používa štýl obrysu, takže každá oblasť sa zobrazuje iba raz, pričom za ňou nasledujú prázdne bunky až po medzisúčet regiónu. Bunky v sekcii s údajmi bez údajov sú namiesto číselných údajov prázdne. Tiež nechcem medzisúčty v dátach.
Počnúc programom Excel 97 existujú možnosti pre kontingenčnú tabuľku na kontrolu niektorých z týchto funkcií.
V dialógovom okne Rozloženie kontingenčnej tabuľky dvakrát kliknite na názov poľa pre región. V časti Medzisúčty kliknite na prepínač „Žiadne“. Takto sa zbavíte nežiaducich medzisúčtov.
V aplikácii Excel 2000 sa pomocou tlačidla možností dostanete do dialógového okna, kde môžete určiť možnosť „Pre prázdne bunky zobraziť:“ a vyplniť nulu, aby ste nemali tabuľku plnú prázdnych buniek.
Ak chcete ďalej manipulovať s kontingenčnou tabuľkou, musíte už prestať byť kontingenčnou tabuľkou. Ak sa pokúsite zmeniť bunky v kontingenčnej tabuľke, program Excel vám oznámi, že nemôžete zmeniť časť kontingenčnej tabuľky. Ak chcete zmeniť kontingenčnú tabuľku iba na hodnoty, postupujte takto:
- Presuňte ukazovateľ bunky mimo kontingenčnej tabuľky.
- Ak sa kontingenčná tabuľka začína na riadku 1, vložte nový riadok 1.
- Začnite zvýrazňovať v novom prázdnom riadku 1 a ťahaním nadol vyberte celú kontingenčnú tabuľku.
- Ak chcete tento rozsah skopírovať, stlačte Ctrl + C (alebo Upraviť - Kopírovať).
- Keď je vybratá rovnaká oblasť, vykonaním príkazov Upraviť - Prilepiť špeciálne - Hodnoty - OK zmeníte kontingenčnú tabuľku iba na statickú hodnotu.
Tu je však skutočný tip na tento týždeň. Píše Jennifer
Neustále som narazil na problém použitia možnosti kontingenčnej tabuľky, aby som zosumarizoval množstvo údajov, ale nevypĺňa riadky pod každou zmenou v kategórii riadkov. Viete, ako urobiť kontingenčnú tabuľku s vyplnením pod každou zmenou v kategórii ?? Musel som každý program ťahať a kopírovať nadol, aby som mohol robiť viac kontingenčných tabuliek alebo triediť. Pokúsil som sa zmeniť možnosti v kontingenčnej tabuľke, ale zbytočne.
Odpoveď nie je ľahké sa naučiť. Nie je to intuitívne. Ak však nenávidíte ťahanie týchto buniek nadol, budete radi, keď si nájdete čas a osvojíte si tento proces! Postupujte - zdá sa byť zdĺhavý a vykreslený, ale naozaj to naozaj funguje. Keď to získate, zvládnete to za 20 sekúnd.
V skutočnosti sú tu 2 alebo 3 nové tipy. Povedzme, že máte vľavo 2 stĺpce, ktoré sú vo formáte osnovy a ktoré je potrebné vyplniť. Zvýraznite z bunky A3 úplne dole do bunky B999 (alebo bez ohľadu na posledný riadok s údajmi.)
Trik č. 1. Vyberiete všetky prázdne bunky v danom rozsahu.
Stlačte Ctrl + G, alt = "" + S + K a potom vstúpte. čo?
Ctrl + G otvorí dialógové okno GoTo
Alt + S vyberie z dialógového okna tlačidlo „Špeciálne“
Dialógové okno Goto-Special je úžasná vec, o ktorej vie len málokto. Stlačením klávesu „k“ vyberte „medzery“. Stlačte kláves Enter alebo kliknite na tlačidlo OK a teraz budete mať vybrané iba všetky prázdne bunky v stĺpcoch osnovy kontingenčnej tabuľky. Toto sú všetky bunky, ktoré chcete vyplniť.
Trik 2. Nesledujte obrazovku, kým to robíte - je to príliš strašidelné a mätúce.
Stlačte kláves rovnosti. Stlačte šípku hore. Podržte stlačený kláves Ctrl a stlačte kláves Enter. Škrtnutie rovná sa a šípka hore hovorí: „Chcem, aby táto bunka bola rovnako ako bunka nado mnou.“ Podržanie stlačeného klávesu Ctrl pri stlačení klávesu Enter hovorí: „Zadajte rovnaký vzorec do každej vybranej bunky, ktorá je vďaka triku č. 1 všetky prázdne bunky, ktoré sme chceli vyplniť.
Trik č. 3. Čo už Jennifer vie, ale je tu pre úplnosť.
Teraz musíte zmeniť všetky tieto vzorce na hodnoty. Znova vyberte všetky bunky v A3: B999, nielen prázdne miesta. Stlačením klávesov Ctrl + C skopírujete tento rozsah. Stlačte alt = "" + E, potom sv (zadajte). prilepiť špeciálne hodnoty týchto vzorcov.
Ta-da! Už nikdy nestrávite popoludnie manuálnym sťahovaním nadpisov stĺpcov v kontingenčnej tabuľke.
