Koľko súprav k dispozícii - tipy pre Excel

Dnes zaujímavý Excel problém so zmenkami. Máte veľa surovín. Každá položka môže byť zostavená do niekoľkých rôznych zostavení najvyššej úrovne. Máte na základe suroviny, ktorú máte k dispozícii, dostatok na splnenie objednávky na určitú položku?

Pozeraj video

  • Tim sa pýta: Koľko z každej položky je k dispozícii na predaj
  • Komplikujúci faktor: Položka sa skladá z viacerých kartónov
  • Fakturačná metóda č. 1: Pridanie pomocného stĺpca s INT (potrebné množstvo / po ruke)
  • Pri každej zmene produktu pridajte medzisúčty za min. Pomocníka
  • Zbaliť medzisúčty do zobrazenia # 2
  • Vyberte všetky údaje. Použite alt = "" +; pre Vyberte viditeľné bunky
  • Prilepte do nového rozsahu
  • Ctrl + H zmení medzerník na nič
  • Mike Method # 2
  • Skopírujte stĺpec Produkt vpravo a použite Údaje, Odstrániť duplikáty
  • Vedľa jedinečného zoznamu produktov použite MINIFS
  • Upozorňujeme, že MINIFS je k dispozícii iba v Office 365
  • Bill metóda č. 3: bežná kontingenčná tabuľka zlyhá, pretože vypočítané polia nebudú v tomto prípade fungovať.
  • Vyberte jednu bunku vo svojich dátach a stlačte Ctrl + T na prevedenie do tabuľky.
  • Namiesto toho pri vytváraní kontingenčnej tabuľky začiarknite políčko Pridať do údajového modelu
  • Vytvorte nové meradlo pre položku Dostupné na predaj pomocou INT
  • Vytvorte nové opatrenie pre súpravu dostupnú na predaj pomocou MINX
  • Táto kontingenčná tabuľka funguje!
  • Mike Metóda # 4 Použite funkciu AGGREGATE.
  • Zdá sa, že by ste chceli použiť argument MIN, ale použite SMALL, pretože pracuje s poľami
  • Použite =AGGREGATE(15,6,INT($D$2:$D$141/$C$2:$C$141)/($A$2:$A$141=F2),1)
  • AGGREGATE je jednou z piatich funkcií, ktoré dokážu prijať pole ako argument bez Ctrl + Shift + Enter
  • Bill metóda # 5
  • Konvertujte údaje na tabuľku a použite Power Query - alias Get & Transform
  • V Power Query vypočítajte OH / potrebné
  • Na prevod na celé číslo použite funkciu Number.RoundDown
  • Použite zoskupenie podľa čísla dielu a minimálnej dostupnosti
  • Zatvoriť a načítať
  • Bonus: Je obnoviteľný!

Prepis videa

MrExcel: Ahoj, vitaj späť, je čas na ďalší podcast Dueling Excel. Ja som Bill Jelen, z toho, doplní ma Mike Girvin z Excel Is Fun. Toto je náš epizóda 190: Koľko súprav je k dispozícii na predaj?

Dobre, dnešnú otázku poslal Tim. Pozerá naše videá Dueling Excel, pracuje pre maloobchodníka a požiadal o vytvorenie tabuľky, ktorá nášmu predajnému tímu ukáže, čo vlastníme a čo môžeme predávať. Znie to jednoducho, však? Ale tu je háčik: Položka, ktorú predávajú, obsahuje viac kartónov a sú inventarizované podľa jednotlivých kartónov. Tu je príklad toho, čo vidí. Takže toto je položka P12345, ktorá obsahuje 3 rôzne veci, ktoré musia odoslať. A v súprave vyžaduje 4 kartón 1, 1 kartón 2 a 1 kartón 3. A toľko majú na sklade. Dobre, takže keď tu robíme matematiku, majú 2 kompletné sady kartónu 1, 4 kompletné sady kartónu 2 a 3 kompletné sady kartónu 3. Ale to znamená, že to, čo môžu predávať, je minimum z týchto 3 čísel - oni môžu predávať iba 2. A tu majú 4 kompletné sady kartónu 4,4 z kartónu 5, 2 z kartónu 3, iba 1 z kartónu 7 - to je obmedzujúca položka. V takom prípade teda môžu predať iba jednu z nich. Dobre. Teraz som položil otázku na ďalší deň a povedal som: „Existuje šanca, že sa kartón 3 použije na viacerých miestach?“ A on hovorí: „Áno, ale neskôr sa tým budeme trápiť.“ Dobre.

Tu teda ukážem, ako na to zaútočím. Vlastne ma napadne niekoľko rôznych spôsobov, ako na to zaútočiť, takže by to mohlo byť zaujímavé - mohlo by ísť o sem a tam súboj. To, čo urobím, je, že tu chcem mať stĺpec Pomocník. A stĺpec Pomocník bude hľadať položku po položke, koľko ich môžeme predať. Takže = 8 rozdelené na 4 podobné a dvakrát to skopírujeme. Ale povedzme, že sme potrebovali 4 a mali sme 6. Dobre, takže teraz bude 1,5. No nemôžeš predať, vieš, pol gauča, dobre? Bude to teda musieť byť celé číslo. Takže, čo tu urobím, je použiť = INT-- INT, celé číslo-- to, čo odoberie desatinné miesta a nechá nám iba celú sumu. Dobre. Takže potom máme 8-- späť na pôvodné číslo.

A musíme zistiť, aké je najmenšie číslo pre každú položku v stĺpci E? Uistite sa, že sú dáta zoradené podľa Produktu, prejdite na kartu Údaje, vyberte Medzisúčty, pri každej zmene v Produkte použite funkciu Min. Viete, na svojich seminároch v Power Excel neustále učím medzisúčty a poukazujem na to, že tu je 11 funkcií, ale nikdy som nepoužíval nič iné ako Sum a Count. Takže aj keď Medzisúčet nemusí byť najrýchlejší spôsob, ako to dosiahnuť, chcem vedieť povedať, že v skutočnosti raz došlo k použitiu niečoho iného ako Súčet a počet. V poriadku, kliknite na OK. A to, čo dostaneme, je zakaždým, keď sa zmení číslo opony - číslo produktu -, uvidíme min. A že Min je odpoveď, ktorú chceme. Zbalil som sa teda do pohľadu číslo 2, vyberiem všetky tieto údaje a Alt +;aby sme vybrali iba viditeľné bunky, Ctrl + C, a potom prídeme sem a prilepíme-- vložíme ich len do tejto oblasti-- Ctrl + V. Dobre. Vymažte nadbytočné stĺpce a potom sa musíme zbaviť slova Min. A nielen slovo Min, ale aj priestor Min. Dobre. Takže použijem Ctrl + H a zmením opakovanie medzery Min na nič, Nahradiť všetko, kliknem na OK, kliknem na Zavrieť a je tu naša tabuľka toho, čo máme k dispozícii na predaj. Dobre, Mike, odovzdám ti to.a je tu naša tabuľka toho, čo máme k dispozícii na predaj. Dobre, Mike, odovzdám ti to.a je tu naša tabuľka toho, čo máme k dispozícii na predaj. Dobre, Mike, odovzdám ti to.

Mike: Páni! MrExcel, milujem to. Funkcia Min v medzisúčtoch. Aké je to super? Dobre, prejdem k tomuto hárku tu, urobím ten istý stĺpec Pomocník. = INT vezmeme všetko „Po ruke“ vydelené „Požadovaným množstvom“, uzavreté zátvorky. Ctrl + Enter, dvakrát kliknite a odošlite ho dole. Teraz už len potrebujem nájsť Min dostupnú pre danú podmienku alebo kritériá. Vyberiem Product, Ctrl + Shift + Down Arroe, Ctrl + C na kopírovanie, potom idem do šípky doprava, Ctrl + V, potom prídem a poviem Odstrániť duplikáty. Je to tu.

Používal som neustále pokročilý filter, jedinečné záznamy, ale zdá sa, že táto metóda je rýchlejšia. Je tu môj jedinečný zoznam. Teraz sem prídem. Koľko? A použijem novú funkciu MINIFS. Teraz je MINIFS v Office 365; pre Excel 2016 alebo novší, MINRANGE. Potrebujem v tomto stĺpci nájsť minimálnu hodnotu, Ctrl + Shift + šípka nadol, F4, čiarka a rozsah kritérií - to bude celý tento produkt. Ctrl + Shift + šípka nadol, F4, čiarka, šípka doľava a sme tu. Získa sa minimálna hodnota z koľkých, na základe podmienky alebo kritérií, zatvorte zátvorky, Ctrl + Enter, dvakrát na ne kliknite a odošlite ju. Dobre. Takže existujú MINIFY a Medzisúčet. Hodím ti to späť.

MrExcel: Áno, Mike, veľmi milý. Odstráňte duplikáty, získajte jedinečný zoznam produktov a potom funkciu MINIFS. Spýtal som sa ho, na akej verzii Excelu je, povedal Excel 2016. Dúfam, že je to verzia Office 365 z roku 2016, takže má k tomu prístup. A čo tak kontingenčná tabuľka? Dobre, tak som vytvoril kontingenčnú tabuľku s produktom a vyžaduje, súčet požadovaných množstiev a súčet po ruke. Potom odtiaľto „Analyzovať“, „Polia, položky a množiny“, „Vypočítané pole“ a vytvoriť nové vypočítané pole s názvom „Dostupné“, ktoré je po ruke vydelené požadovaným množstvom - takže nepotrebujem sem pomocný stĺp. A spočiatku sa zdalo, že to bude fungovať, pretože sme mali 2, 3 a 4 a hlásenie, že minimum je 2 - Tento výpočet som samozrejme zmenil na Min,a to sa zdalo dobre.

But then, on this one, where we have 2,4,4,1,2, it's reporting 3. And what's happening is it's doing the calculation on this row. We have 25 on hand, divided by 8, that's 3 and a fraction, and so it's reporting 3, and so, no. A regular Pivot Table calculate item is not going to work. But instead, convert this data to a table and then Insert, PivotTable, Add this data to the Data Model, click OK. And we're going to have, down the left-hand side, Product and what it Requires. I'm going to create two implicit measures here with a Required Quantity and some of On Hand, and then I'm going to create a new measure. So, PowerPivot, Measure, a New Measure, and this new measure will be called Available to Sell (AvailToSell) and that formula is going to be, how many we have on hand divided by how many are required for each item, and click OK. Alright, so 8 divided by 4 is 2.

Alright. Now, that's still not our right answer, and we probably need to run this through the Integer function. So, Measures, Manage Measures, edit this and wrap the whole thing inside the INT function like this, click OK, and click Close. Now we're getting a fractional number-- still the wrong answer here.

But we're going to use a great new function that's only available in DAX. New Measure, and this is going to be called KitAvailable, and the function is not MIN, but MINX-- MINX. The MINX function. And the table that we're going to use is Table 1, and then expression is going to be that Available to Sell that we just calculated, and what this does-- the MINX function evaluates on a row by row basis and finds the minimum error. And so, we'll click KitAvailable, OK. Well, check this out: So here, where we have 2, 4, 4, 1, and 2, it's reporting 1. Alright, now in a perfect world all we have is Product and KitAvailable-- we don't need any of this other stuff in the middle. Alright. So we're just going to check this here, 2, 1, 3, 2, are our answers. I'll take the Requires out, 2, 1, 3, 2, yes. It's going to work. We actually take all the intermediate calculations out, just have a KitAvailable, like that. Mike, do you have another one?

Mike: How cool is that,? You use the MINX function in DAX; well, I'm going to go back over here, I'm going to use a formula. But I'm going to pretend like I don't even have this Helper column. I used MINIFS. Well, before MINIFS, in Excel 2016 there was the AGGREGATE function in Excel 2010. Now I want to use MIN, but of course, functions 1 to 13 do not let you do array formulas. So I'm going to have to use SMALL 1 as a substitute for the MIN function. And SMALL is one of the functions, 14 and above, that can handle array operations. That argument right there, array. So function number 15, comma, I want to ignore divided by zero error, so I'm going to type a 6 to ignore errors, comma, and I need to simulate that whole Helper column in the array argument-- INT. And instead of simply saying On Hand divided by Require, we do the whole column, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, divided by the Required column-- Ctrl+Shift+Down Arrow, F4-- now close parenthesis. That INT right there, if I highlight this and hit F9, it simulates that entire How Many Helper column. Ctrl+Z, now I simply divide it by, in parentheses, I need to get an array of TRUES and FALSEs, so I click on Product, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, and I ask the question are any of you equal to that Product ID, close parentheses. That will give me a bunch of TRUES and FALSEs. F9 TRUES and FALSEs in the denominator, TRUE will become a 1, FALSE will become a 0, which will give us divide by zero error. Ctrl+Z.

In essence, if I click the whole array in here, F9, the divide by zero is going to be our filter, so we only see the numbers for a particular Product. Ctrl+Z, and then, of course, AGGREGATE will pick the min out from that array of errors and numbers, close parenthesis. And AGGREGATE's amazing-- one of five functions that has an argument that can handle array operations without Ctrl+Shift+Enter. So I simply Ctrl+Enter and F2. What did I forget? Backspace. Array, then I type a comma and the K is 1 because I always want SMALL 1, which is the min, close parentheses. Ctrl+Enter, double-click, and send it down, F2. Alright. Aggregate with that whole Helper column right there to get how many for each Product. Alright? I'm going to throw it back over to.

MrExcel: Hey, that's beautiful. I knew there'd be a lot of different ways to solve this. I did not think of using AGGREGATE, which of course is better, because if someone has 2010, this will work. The 15 allows an array out here that is gorgeous. Alright, now, hey, when I set up the question, I just missed this and, you know, and Mike, you know this, when people send us questions, they try and minimize the situation to make it sound like it's easy, but the thing that's going to be a disaster here, is the fact that Carton 3 is used in multiple places, alright? And as soon as they sell something from, let's say, they sell, like, this item P12346, well then the number of Carton 3s on hand is going to change, right? And so that's going to impossibly impact what else we can sell.

Alright. So, thinking about how Tim is going to have to manage this process, he's going to have to have a way to regenerate this item quickly. And so, hopefully, he has an inventory table for every item. It'll show how many there are on hand and then, a VLOOKUP here, to pull the inventory over. Alright? That's what I'm hoping is going to happen, because then it might become somewhat manageable. And if this is something we have to reproduce again and again and again, then Power Query definitely has a use here.

So, Power Query in Excel 2010 or 2013, you're going to go download it, you'll have your own Power Query tab; but in Excel 2016, you're going to look for the Get and Transform. It's funny, in Excel 2016, it was the second group, but then in Office 365 they moved it to be the first group. Power Query has the ability to take something from a Table or Range, so I'm going to choose one cell in this table, Ctrl+T-- that will create a table for me. Table 3 is a fine name, I don't need to rename that. Now, this is the Table, we go to Data, From Table or Range, and we are going to Add a new Column-- this column is going to be a Custom Column, it's going to be called "Available", and that is going to be the On Hand divided by Required Quantity. Alright. Now, we need to send this into the INT function. Unfortunately, the function and Power Query are not the same. So, click here and then go to Formula Types, and you'll find this function is called Number.RoundDown, and this is case sensitive-- you have to make sure to use that exact same case. So =Number.RoundDown, open paren, and closed paren, and click OK. And so 11 divided by 4 is 2.75, rounds down to 2. Alright. That's the answer we need there, we don't need these columns anymore. So I can click on Requires, Shift+click on On Hand, and remove those columns. Alright. Now, choose Product, Transform, Group By, we're going to group by the Product, and the new function is going to be called KitsAvailable, and the operation is going to be the min of the available column. Click OK. Alright.

So now we have Product and KitsAvailable. Home, Close & Load, get a brand new sheet with our answers, but here's the beautiful thing. Alright, so, when we sell something-- let's make these columns less wide-- and we sell, let's say we sell enough so we have no Carton 3s left, I change that number there, the VLOOKUPS bring the results, and then come back here and choose this and Refresh all. And you see that now we have none of this, and this, and this, available to sell, because they all needed that Carton 3, and we have none of those left. Being able to Refresh in Power Query is going to help this in the end.

Well, this was a fun one for me because I knew there would be a lot of different ways to solve this problem. The Episode wrap up of this really long Episode: How many of each item is available to sell? And there's multiple cartons, alright? So, the first thing I did was add a Helper column; and then use Subtotals with the Min function; and then a whole bunch of really boring steps. Make had method number two, used MINIFS, which is great if you have Office 365. I went back to a Pivot Table, but a regular Pivot Table won't work, instead had to do a Data Model and then use the MINX function-- the MINX function-- and that calculated field or measure will actually work. Mike, using the AGGREGATE function, beautiful function, one of five functions that can accept an array as an argument without Ctrl+Shift+Enter. And then, method 5, convert the data to a table and use Power Query, also known as Get & Transform; and we're going to calculate On Hand divided by Needed (Required); and then the Number.RoundDown function to convert to an integer; group by part name, number, and calculate the minimum available; Close & Load; and the bonus, it's refreshable.

No, hej, chcem sa ti poďakovať, že si sa zastavil, uvidíme sa nabudúce pri ďalšom podcastu Dueling Excel od MrExcel a Excel is Fun.

Stiahnuť súbor

Stiahnutie vzorového súboru nájdete tu: Duel190.xlsx

Zaujímavé články...