Nedávno som bol vonku na niekoľkých seminároch týkajúcich sa Excelu. Keď dostanete do miestnosti 150 účtovníkov na ráno plné radov a trikov pre Excel, ktoré sú plné smiechu, vždy sa naučím niečo nové. Niekto v publiku je schopný zdieľať skvelý trik so zvyškom miestnosti.
V dnešnej epizóde mám zbierku nových trikov. Sú to vlastne triky, ktoré sú lepšie alebo odlišné od ekvivalentnej metódy diskutovanej v knihe. Určite budú v ďalšej revízii knihy.
Mimochodom, rád by som prišiel do vášho mesta urobiť seminár Power Excel. Ak patríte do odbornej skupiny, ako je miestna pobočka Inštitútu manažérskych účtovníkov, Inštitútu interných audítorov, AICPA, SME atď., Prečo mi navrhnúť, aby si ma rezervovali na jeden z ich nadchádzajúcich dní CPE? Na túto stránku pošlite predsedu svojej kapitoly.
Nájdite rozdiel medzi dvoma dátumami
I obyčajne hovorí o metódach pre použitie =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funkcie, ale tam je cool stará funkcia skrýva v Exceli.
Funkcia DATEDIF zostáva z Lotus. Aj keď pomocník Excel nehovorí o tejto funkcii, je to vynikajúci spôsob, ako zistiť rozdiel medzi dvoma dátumami.
Syntax je =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Tu sú platné hodnoty, ktoré môžete použiť pre kód.
- Y - povie vám počet celých rokov medzi týmito dvoma dátumami.
- YM - povie vám počet celých mesiacov, s výnimkou rokov, medzi týmito dvoma dátumami.
- MD - povie vám počet celých dní, s výnimkou celých mesiacov, medzi týmito dvoma dátumami.
- M - povie vám počet celých mesiacov. Napríklad žijem 495 mesiacov
- D - povie vám počet dní. Napríklad som nažive 15 115 dní. Toto je triviálne použitie, pretože môžete jednoducho odpočítať jeden dátum od druhého a naformátovať ho ako číslo, aby ste tento kód duplikovali.
Užitočné kódy sú prvé tri kódy. Na výstave som predviedol tento pracovný list. Rovnaké vzorce v stĺpcoch D, E a F vypočítajú DATEDIF v rokoch, mesiacoch a dňoch.
Vzorec v stĺpci G to spája dohromady a vytvára text s dĺžkou času v rokoch, mesiacoch a dňoch.
Môžete to skombinovať do jedného vzorca. Ak bunka A2 obsahuje dátum spojenia, použite nasledujúci vzorec v B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Súčet viditeľných buniek
Pridajte funkciu SUM pod databázu a potom pomocou automatického filtra prefiltrujte databázu. Excel nepríjemne zahrnie do súčtu skryté riadky!
Namiesto toho postupujte podľa týchto krokov:
- Ak chcete pridať rozbaľovacie ponuky Automatický filter, použite Údaje - filter - Automatický filter.
- Vyberte filter pre jedno pole
- Prejdite do prázdnej bunky pod jedným z číselných stĺpcov v databáze.
- Kliknite na grécke písmeno E (Sigma) na štandardnom paneli nástrojov. Namiesto zadávania
=SUM()bude Excel zadávať=SUBTOTAL()a používať kódy, aby zabránil zahrnutiu skrytých riadkov.
Klávesová skratka na opakovanie posledného príkazu
Kláves F4 zopakuje posledný príkaz, ktorý ste vykonali.
Napríklad vyberte bunku a kliknutím na ikonu B zvýraznite bunku tučným písmom.
Teraz vyberte inú bunku a stlačte kláves F4. Excel túto bunku zvýrazní.
F4 si zapamätá posledný príkaz. Môžete teda vytvoriť bunku kurzívou a potom pomocou klávesu F4 vytvoriť mnoho buniek kurzívou.
Predbežne vyberte rozsah buniek, ktoré sa majú zadať
V knihe vám ukážem, ako používať Nástroje - Možnosti - Upraviť - Presunúť výber po zadaní smeru - Právo vynútiť, aby sa program Excel po stlačení klávesu Enter posunul doprava. To je dobré, keď musíte zadávať údaje prechádzajúce cez riadok.
Je to obzvlášť užitočné, ak zadávate čísla na numerickej klávesnici. Trik vám umožňuje napísať 123 Enter a skončiť v ďalšej bunke. Keď budete mať ruky na numerickej klávesnici, môžete zadávať čísla rýchlejšie.
Niekto navrhol vylepšenie tejto techniky. Predbežne vyberte rozsah, v ktorom budete zadávať údaje. Výhodou je, že keď sa dostanete do posledného stĺpca a stlačíte Enter, Excel prejde na začiatok nasledujúceho riadku.
Na obrázku nižšie sa stlačením klávesu Enter presuniete do bunky B6.
Ctrl + potiahnite rukoväť výplne
Trik Fill Handle som v relácii predvádzal mnohokrát. Zadajte pondelok do A1. Ak vyberiete bunku A1, v pravom dolnom rohu bunky bude štvorcová bodka. Táto bodka je Rukoväť na vyplnenie. Kliknite na rukoväť výplne a potiahnite buď nadol, alebo doprava. Excel vyplní utorok, stredu, štvrtok, piatok, sobotu, nedeľu. Ak presuniete viac ako 7 buniek, program Excel sa v pondelok začne odznova.
Excel je naozaj dobrý. Môže automaticky rozšíriť všetky tieto série:
- Pondelok - utorok, streda, štvrtok, piatok atď.
- Jan - Feb, Mar, Apr, etc.
- Január - február, marec atď.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 atď.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 atď.
- 1. obdobie - 2. obdobie, 3. obdobie, 4. obdobie atď.
- 23. októbra 2006 - 24. októbra 2006, 25. októbra 2006 atď.
Pretože Excel dokáže VŠETKY tieto úžasné série, čo by ste očakávali, keby ste zadali 1 a potiahli rukoväť výplne?
Možno čakáte, že dostanete 1, 2, 3, …
Ale naozaj dostanete 1, 1, 1, 1, 1, …
Kniha hovorí o spletitej metóde. Zadajte 1 do A1. Zadajte 2 do A2. Vyberte možnosť A1: A2. Potiahnite rukoväť výplne. Existuje lepšia cesta.
Jednoducho zadajte 1 do A1. Ctrl + Potiahnite rukoväť výplne. Excel vyplní 1, 2, 3. Zdá sa, že keď držíte stlačený Ctrl, má to prednosť pred bežným správaním rukoväte výplne.
Niekto na seminári povedal, že by chcel zadať dátum, presunúť ho a nechať, aby program Excel zachoval rovnaký dátum. Ak počas pretiahnutia rukoväte výplne pridržíte kláves Ctrl, program Excel prepíše bežné správanie (zvyšuje dátum) a vo všetkých bunkách vám poskytne rovnaký dátum.
