Phil dnes ráno požiadal o vytvorenie grafu v programe Excel.
Existuje nejaký spôsob, ako vziať dva stĺpce obsahujúce počiatočné a konečné dátumy pre jednotlivé udalosti a vytvoriť Ganttov typ grafu bez toho, aby ste museli opustiť program Excel?
Tejto téme sa venoval tip Vytvoriť graf časovej osi. Tento tip z leta 2001 uviedol, že graf Ganttovho typu môžete vytvoriť aj na pracovnom hárku pomocou podmieneného formátovania. Tento typ tabuľky by vyriešil Philovu otázku.
Predstavujem si, že Philove údaje vyzerajú asi ako tabuľka vľavo. Existuje udalosť, potom začiatočné dátumy v stĺpci B a koncové dátumy v stĺpci C. Ako príklad používam roky, ale môžete ľahko použiť bežné dátumy programu Excel.
Ďalší krok by sa dal ľahko začleniť do makra, ale skutočným zameraním tejto techniky je nastavenie podmieneného formátovania. Naskenoval som svoje údaje a všimol som si, že dátumy sa pohybujú od 1901 do 1919. Počnúc stĺpcom D som zadal prvý rok 1901. V E1 som zadal 1902. Potom môžete zvoliť D1: E1, kliknúť na rukoväť výplne v v pravom dolnom rohu výberu pomocou myši a potiahnutím do stĺpca W vyplňte všetky roky od roku 1901 do roku 1920.
Ak chcete, aby roky zaberali menej miesta, vyberte D1: W1 a potom pomocou možnosti Formát - Bunky - Zarovnanie vyberte možnosť zvislého textu. Potom vyberte možnosť Formát - Stĺpec - Automatická šírka a na obrazovke uvidíte všetkých 23 stĺpcov.
Vyberte ľavú hornú bunku oblasti Ganttovho diagramu alebo v tomto príklade D2. Z ponuky vyberte Formát - Podmienené formátovanie. Dialógové okno má na začiatku rozbaľovaciu ponuku na ľavej strane, ktorá má predvolenú hodnotu „Hodnota bunky je“. Zmeňte túto rozbaľovaciu ponuku na „Vzorec je“ a pravá strana dialógového okna sa zmení na veľké textové pole na zadanie vzorca.
Cieľom je zadať vzorec, ktorý skontroluje, či rok v riadku 1 nad touto bunkou spadá do rozsahov rokov v stĺpcoch B a C tohto riadku. Je dôležité používať správnu kombináciu relatívnych a absolútnych adries, aby bolo možné vzorec zadaný v D2 kopírovať do všetkých buniek v rozsahu.
Budú existovať dve podmienky na kontrolu a obe budú musieť byť splnené. To znamená, že začneme =AND()funkciou.
Prvá podmienka skontroluje, či je rok v riadku 1 väčší alebo rovný roku v stĺpci B. Pretože vždy chcem, aby tento vzorec odkazoval na riadok 1, prvá časť vzorca je D $ 1> = $ B2 . Všimnite si, že znak dolára pred 1 v D $ 1 zabezpečí, že náš vzorec bude vždy smerovať na riadok 1 a že znak dolára pred B v $ B2 zabezpečí, že sa bude vždy porovnávať so stĺpcom B.
Druhá podmienka skontroluje, či je rok v riadku 1 menší alebo rovný dátumu v stĺpci C. Stále musíme používať rovnaké relatívne a absolútne adresovanie, takže to bude D $ 1 <= $ C2
Musíme obe tieto podmienky skombinovať pomocou funkcie AND (). Toto by bolo=AND(D$1>=$B2,D$1<=$C2)
Do poľa vzorcov v dialógovom okne Formátovanie obsahu zadajte tento vzorec. Začnite znakom rovnosti, inak podmienené formátovanie nebude fungovať.
Ďalej vyberte jasnú farbu, ktorá sa použije vždy, keď je splnená podmienka. Kliknite na tlačidlo Formátovať … Na karte Vzory vyberte farbu. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno Formátovanie buniek a malo by vám zostať dialógové okno Podmienené formátovanie, ktoré vyzerá ako tento
Kliknutím na tlačidlo OK zavriete pole Podmienené formátovanie. Ak vaša ľavá horná bunka v D2 spadne za rok, táto bunka zožltne.
Či už bunka zožltla alebo nie, kliknite na D2 a pomocou Ctrl + C alebo Upraviť - Kopírovať túto bunku skopírujte.
Zvýraznite D2: W6 a z ponuky vyberte Upraviť - Prilepiť špeciálne - Formáty - OK. Podmienený formát sa skopíruje do celého rozsahu Ganttovho diagramu a vy skončíte s grafom, ktorý vyzerá ako tento.
Podmienené formátovanie je vynikajúci nástroj a umožňuje vám ľahko vytvárať Ganttov diagramy priamo na pracovnom hárku. Majte na pamäti, že pre každú bunku máte obmedzený iba na tri podmienky. Môžete experimentovať s rôznymi kombináciami podmienok. Na vytvorenie okrajov okolo každého pruhu v Ganttovom grafe som použil tri podmienky, ako je uvedené nižšie, a pre každú podmienku som použil odlišné okraje.
