Forenzní audítori môžu pomocou programu Excel rýchlo prebrodiť státisíce záznamov, aby našli podozrivé transakcie. V tomto segmente sa pozrieme na niektoré z týchto metód.
Prípad 1:
Adresy dodávateľov vs. adresy zamestnancov
Pomocou funkcie MATCH porovnajte číselnú časť poštovej adresy svojich záznamov zamestnancov s číselnou časťou poštovej adresy vašich dodávateľov. Je nejaká šanca, že niektorí zamestnanci tiež predávajú spoločnosti svoje služby?
- Začnite zoznamom dodávateľov a zoznamom zamestnancov.
- Vzorec ako napríklad
=LEFT(B2,7)izoluje číselnú časť adresy a niekoľko prvých písmen názvu ulice.
- Vytvorte podobný vzorec na izolovanie rovnakej časti adries dodávateľov.
- Funkcia MATCH vyhľadá časť adresy v C2 a pokúsi sa nájsť zhodu v častiach dodávateľa v H2: H78. Ak sa nájde zhoda, výsledok vám oznámi relatívne číslo riadku, kde sa zhoda nachádza. Ak nenájdete zhodu, vráti sa # N / A.
- Akékoľvek výsledky v stĺpci MATCH, ktoré nie sú # N / A, sú potenciálne situácie, keď zamestnanec fakturuje spoločnosť aj ako dodávateľa. Zoradiť vzostupne podľa stĺpca ZHODY a všetky záznamy o problémoch sa zobrazia v hornej časti.
Prípad 2:
Neobvyklé výkyvy v databáze dodávateľov
Spoločnosť má 5 000 predajcov. Použijeme bodový graf na vizuálne vyhľadanie 20 dodávateľov, ktorí by mali byť podrobení auditu.
- Získajte zoznam ID dodávateľa, počtu faktúr a celkovej sumy faktúry pre tento rok.
- Získajte zoznam ID dodávateľa, počet faktúr, celková suma faktúry za predchádzajúci rok.
- Použite VLOOKUP na porovnanie týchto zoznamov s piatimi stĺpcami údajov:
- Pridajte nové stĺpce pre deltu počtu a deltu množstva:
- Vyberte údaje v H5: G5000. Vložte bodový graf (XY). Väčšina výsledkov bude zhromaždená v strede. Mali by ste záujem o odľahlé hodnoty. Začnite od predajcov v škatuľovej oblasti; poslali menej faktúr za oveľa viac celkových dolárov:
Poznámka
Ak chcete nájsť predajcu spojeného s bodom, umiestnite kurzor myši na daný bod. Excel vám povie delta počtu a delta množstva, ktoré sa majú nájsť v pôvodnej množine údajov.
Prípad 3:
Pomocou kontingenčnej tabuľky môžete vykonať hĺbkovú analýzu
V takom prípade sa pozrieme na faktúry a pohľadávky. Prostredníctvom rôznych hĺbkových analýz údajov zistite, ktoré analytici pohľadávok, ktoré majú dva účty, trávia piatkové popoludnia v bare namiesto práce.
- Začal som dvoma súbormi údajov. Prvým sú údaje z faktúry, Faktúra, Dátum, Zákazník, Suma.
- Ďalšími údajmi sú Faktúra, Dátum prijatia, Prijatá suma, Názov reprezen
- Vypočítajte stĺpec Platobné dni. Toto je dátum prijatia - dátum faktúry. Výsledok naformátujte ako číslo namiesto dátumu.
- Vypočítajte deň v týždni. Toto je
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Vyberte jednu bunku v sade údajov. Použiť údaje - kontingenčná tabuľka (Excel 97-2003) alebo vložiť - kontingenčná tabuľka (Excel 2007)
- Prvá kontingenčná tabuľka obsahovala počet dní na zaplatenie. Pravým tlačidlom myši kliknite na jednu hodnotu a vyberte možnosť Skupina a Zobraziť podrobnosti - Skupina. Zoskupte vedrá do 30 dní.
- Presuňte platobné dni do oblasti stĺpca. Umiestnite Zákazníkov do oblasti Riadok. Vložte výnosy do dátovej oblasti. Teraz môžete zistiť, ktorí zákazníci platia pomaly.
- Odstráňte platobné dni a do oblasti stĺpcov vložte deň v týždni. Odstráňte zákazníka a do oblasti riadkov vložte zástupcu. Teraz môžete vidieť prijaté sumy podľa dní v týždni.
- Vyberte bunku v dátovej oblasti. Kliknite na tlačidlo Nastavenia poľa (na paneli nástrojov kontingenčnej tabuľky v programe Excel 97-2003 alebo na karte Možnosti v programe Excel 2007).
- V programe Excel 97-2003 kliknite na položku Viac. V programe Excel 2007 kliknite na kartu Zobraziť hodnoty ako. Vyberte% riadku.
- Výsledok: Zdá sa, že Bob a Sonia v piatok spracúvajú oveľa menej faktúr ako ostatní. V piatok popoludní choďte do ich kancelárie a zistite, či (a) skutočne pracujú, a (b) či v zásuvke stola visí do piatku hromada nespracovaných šekov.
