Cheryl poslala tento týždeň problém s programom Excel. Veteráni z Excelu to budú považovať za základné, ale pre Cheryl to bol cenný tip. Pretože toto je prvý tip na Excel v sezóne 1999-2000, začneme základným.
Niekto mi dal tabuľku programu Excel. Predvoľby oblastí sú v stĺpci F a sedemmiestne telefónne číslo v stĺpci G. Viem, ako rozdeliť stĺpec pomocou stĺpcov Text na stĺpy, ale ako spojím tieto dva stĺpce?
Našťastie predvoľby oblasti a telefónne čísla v USA nikdy nezačínajú nulou, takže neexistovali žiadne prípady, keď by došlo k strate úvodnej nuly telefónneho čísla. Rýchle skenovanie údajov ukázalo, že všetky telefónne čísla mali 7 číslic a všetky smerové čísla troch číslic. Po rozhovore s Cheryl sme sa dohodli, že najlepším formátom bude mať telefónne číslo zobrazené takto: (330) 555-1212
V bunke H2 začneme vytvárať vzorec. Operátor v programe Excel na spojenie dvoch textových polí je symbol &. Všetky požadované konštanty musia byť uvedené v úvodzovkách. Ak chcete získať úvodné zátvorky a smerové číslo oblasti, potrebujete nasledujúci vzorec:="("&F2
Ďalej pridajte ďalší operátor zreťazenia a záverečné zátvorky okolo smerového čísla. Upozorňujeme, že v úvodzovkách je uvedená aj zátvorka a medzera.="("&F2&") "
Získanie telefónneho čísla pomocou pomlčky bude o niečo zložitejšie. Pomocou funkcie DOĽAVA získate iba prvé tri číslice telefónneho čísla. Syntax je LEVÁ (bunka, počet znakov). Potom do úvodzoviek pridajte ďalší zreťazovací znak a strednú pomlčku.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
4. až 7. číslicu telefónneho čísla získate pomocou funkcie MID. Syntax je MID (bunka, začiatočný znak, počet znakov). Chceme začať od 4. znaku a pokračovať celkovo 4 znakmi. Konečný vzorec je teda:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Páni - to vyzerá ako veľký vzorec, ale ak to rozoberiete a vytvoríte len jeden po druhom, je to jednoduché.
Postupujte podľa postupu a získajte ďalšie 2 horúce tipy. Teraz, keď máte vzorec v bunke H2, potrebujete rýchly spôsob, ako ho skopírovať do všetkých buniek. Excel má na to skvelú skratku. Vložte bunkový ukazovateľ na H2. V pravom dolnom rohu poľa ukazovateľa bunky je malý štvorec. Dvakrát kliknite na tento štvorec myšou a vzorec skopíruje až toľko riadkov, koľko máte údajov v stĺpci G.
Je tu posledný dôležitý krok. Ak by ste teraz odstránili stĺpce F a G, všetky tie krásne telefónne čísla v H by sa zmenili na #REF !. Musíte previesť bunky zo vzorca na hodnoty. Takto to môžete urobiť. Zvýraznite všetky bunky obsahujúce telefónne čísla v stĺpci H. Stlačením Ctrl + C (alebo Upraviť - Kopírovať) tieto bunky skopírujete. Teraz bez toho, aby ste zvýraznili bunky, okamžite vykonajte úpravy - prilepiť špeciálne. Kliknite na prepínač Hodnoty a potom na tlačidlo OK. Vzorce sa teraz zmenia na hodnoty a stĺpce F a G môžete odstrániť.
Excel je pri manipulácii s údajmi neuveriteľne flexibilný. V tomto prípade sa Cheryl bála, že bude hore celú noc a znova zadáva tieto predvoľby a telefónne čísla do jednej bunky. Vzorec a kroky uvedené v tomto týždni vám umožnia vykonať rovnakú úlohu asi za minútu.