Tip č. 1 z knihy XL - rýchle spôsoby kopírovania vzorca do stĺpca.
Máte tisíce riadkov údajov. Do horného riadku množiny údajov ste pridali nový vzorec, napríklad tento =PROPER(A2&" "&B2), ako je uvedené nižšie. Teraz musíte skopírovať vzorec do všetkých riadkov množiny údajov.
Mnoho ľudí chytí rukoväť výplne a začne sa ťahať nadol. Ale keď potiahnete nadol, Excel začne ísť čoraz rýchlejšie. Počnúc programom Excel 2010 je v poslednom riadku údajov 200-mikrosekundová pauza. 200 mikrosekúnd je dosť dlhá doba na to, aby ste si všimli pauzu, ale nie dosť dlhá na to, aby ste zareagovali a pustili tlačidlo myši. Skôr ako sa dozviete, príliš ste zatiahli rukoväť výplne.
Riešením je dvojité kliknutie na Fill Handle! Prejdite presne na to isté miesto, kde začnete ťahať rukoväť na vyplnenie. Ukazovateľ myši sa zmení na čierny znak plus. Dvojité kliknutie.
Excel sleduje okolité údaje, nájde posledný riadok s údajmi dnes a skopíruje vzorec do posledného riadku množiny údajov.
V minulosti by prázdne bunky v stĺpci naľavo spôsobili, že trik „dvojitého kliknutia na rukoväť na vyplnenie“ prestane fungovať tesne pred prázdnou bunkou. Ale ako vidíte nižšie, mená ako Madonna, Cher alebo Pele nebudú robiť problémy. Za predpokladu, že existuje aspoň diagonálna cesta (napríklad cez B76-A77-B78), program Excel nájde skutočné dno množiny údajov.
Na mojich živých seminároch Power Excel tento trik vždy vyvolá dych u polovice ľudí v miestnosti. Je to môj trik číslo jeden na úsporu času.
Alternatívy k dvojitému kliknutiu na rukoväť na vyplnenie
Tento trik je úžasný trik, ak všetko, čo ste doposiaľ urobili, je presunutie rukoväte výplne do spodnej časti množiny údajov. Existujú však ešte rýchlejšie spôsoby, ako tento problém vyriešiť:
- Použite tabuľky. Ak by ste vybrali jednu bunku v A1: B112 a stlačte Ctrl + T, Excel naformátuje rozsah ako tabuľku. Keď už máte tabuľku, jednoducho zadajte vzorec do C2. Keď stlačíte kláves Enter, skopíruje sa do spodnej časti.
- Používajte zložitú, ale efektívnu klávesovú skratku. Táto skratka vyžaduje, aby susedný stĺpec nemal žiadne prázdne bunky. Aj keď sa to zdá zložité vysvetliť, ľudia, ktorí mi o tejto skratke rozprávajú, dokážu všetko bez mihnutia oka.
Tu sú kroky:
- Z vášho novo zadaného vzorca v C2 stlačte kláves šípky doľava a presuňte sa do bunky B2.
- Stlačením Ctrl + šípka nadol sa presuniete na posledný riadok s údajmi. V tomto prípade B112.
-
Stlačením klávesu šípka doprava sa vrátite do dolnej časti väčšinou prázdneho stĺpca C.
Používanie klávesových skratiek - Z bunky C112 stlačte Ctrl + Shift + šípka hore. Týmto sa vyberú všetky prázdne bunky vedľa vašich údajov plus vzorec v C2.
-
Stlačením kombinácie klávesov Ctrl + D vyplňte vzorec v C2 na všetky prázdne miesta vo výbere. (Upozorňujeme, že Ctrl + R sa vypĺňa správne, čo by mohlo byť užitočné v iných situáciách.)
Ctrl + D na doplnenie
Alternatívne môžete získať rovnaké výsledky stlačením klávesov Ctrl + C pred krokom 1 a nahradením kroku 5 klávesami Ctrl + V.
Vďaka týmto ľuďom, ktorí navrhli tento tip: D. Carmichael, Shelley Fishel, Dawn Gilbert, @ Knutsford_admi, Francis Logan, Michael Ortenberg, Jon Paterson, Mike Sullivan a Greg Lambert Lane navrhli Ctrl + D. Bill Hazlett, autor programu Excel pre Matematická učebňa, poukázal na Ctrl + R. Práve karikatúra Em DeMarca zverejnená na Twitteri bola inšpiráciou pre najímanie ilustrátorov pre túto knihu.
Pozeraj video
- Tip č. 1 z knihy XL - rýchle spôsoby kopírovania vzorca do stĺpca. Aj v tomto videu:
- Ctrl + šípka nadol pre presun na koniec bloku údajov
- Ctrl + Shift + šípka hore vyberte na začiatok bloku údajov
- Ctrl + D vyplní vzorec z prvého riadku výberu nadol
- Dvakrát kliknite na rukoväť na vyplnenie
- Funkcia PROPER
- & znak pre zreťazenie
- Funkcia ROMAN
- Funkcia ARABIC
Prepis videa
Sponzorom podcastu je kniha „MrExcel XL“ s viac ako 40 tipmi na Excel, plus karikatúry Excel, tweety koktailov a vtipy.
Naučte sa Excel z podcastu, epizóda 1974 - rýchle kopírovanie vzorcov!
Dobre, dobre, celá táto kniha má veľa ilustrácií a tá, ktorá ma chytila za srdce, bola táto ilustrácia od Emily DeMarco. Emily bola na akomsi seminári v programe Excel, kde ukazovali, ako kombinovať údaje pomocou znaku zreťazenia, a týmto sa pretvarovala a niekto v publiku povedal: „Ale nie je to to isté ako = CONCATENATE?“ Pre kohokoľvek, kto vyučuje, áno. Ale kto môže kúzlo konkatovať? Videl som to, myslel som si, že to je veselé.
Otázkou teda dnes je, ako vezmeme tento vzorec, nebudem o ňom hovoriť, ale ako vezmeme tento vzorec alebo akýkoľvek vzorec a skopírujeme ho na stovky alebo tisíce riadkov údajov? A kým sa dostanem do cesty, najskôr by sme mali uznať metódu olympiády v Exceli! Sú ľudia, ktorí dokážu urobiť týchto päť krokov ako stlačenie jediného klávesu, trvá to menej ako sekundu, a ak ste to vy, gratulujeme, vážení, ak niekedy bude olympiáda v Exceli, nominujem vás do tímu. Takže ak ste klávesovou skratkou, šípka doľava sa presunie na B2, CTRL + šípka dole, šípka doprava, CTRL + Shift, šípka hore vyberie na vrchol a v mojej obľúbenej bude tá, ktorú som vlastne nikdy nemal použitie skôr, bolo CTRL + D. CTRL + D použije vzorec v hornom riadku výberu a skopíruje ho nadol.Pokiaľ teda máte radi klávesové skratky, toto je správna cesta.
Ale väčšina ľudí tento problém vyrieši tak, že vytvoria prvý vzorec hore v rade 2, chytia rukoväť výplne a začnú ťahať doprava a začne to ísť stále rýchlejšie a rýchlejšie a rýchlejšie a rýchlejšie. Skôr ako zistíte, nachádzate sa stovky riadkov pod spodnou časťou údajov. A ak si všimnete, v skutočnosti spomalia práve tam. Nie sú dosť dlhé na to, aby ste skutočne reagovali, iba také dlhé, aby ste videli spomalenie. Takže ak zistíte, že idete príliš ďaleko dole a cúvate, hovorím tomu tanec s rukoväťou naplnenia a tento ďalší trik si zamilujete.
Takže, tu je rýchlejšia cesta, začnite úplne rovnako, máte tam biely kríž, tam je kurzor myši, keď sa priblížite, zmení sa na čierny +, práve tam, keď máte čierny +, dvojitý -kliknite! Excel sa pozerá doľava, zisťuje, koľko riadkov údajov dnes máme, a skopíruje vzorec dolu! Či už je to v tomto prípade 112 riadkov, alebo 1,1 milióna riadkov, v oboch prípadoch sa dostane na dno.
Dobre, teraz pre tých z vás, ktorí už vedeli, že dvakrát kliknete na rukoväť na vyplnenie, to už dávno poznáte: Kedy dvojité kliknutie na rukoväť na vyplnenie nefunguje? Máte pravdu, je to vtedy, keď niekto nemá priezvisko! Stĺpec vľavo má prázdny údaj. Namiesto Cher dajme Prince. Takže normálne dvakrát kliknite na rukoväť výplne, vyzerá to doľava a kopíruje sa to iba do riadku 8. Správne, kvôli tomuto prázdnemu riadku 9. A samozrejme, nikdy to nie je na prvej obrazovke, vždy sú to stovky riadkov nadol do údajov. No, to býval problém, ale v aplikácii Excel 2010, v tichosti, bez predchádzajúceho upozornenia, teraz hľadajú všetky stĺpce vľavo, aby zistili, ako ďaleko je potrebné skopírovať vzorec. Takže sa nenechá oklamať prázdnou bunkou v stĺpci naľavo!Toto je zďaleka môj obľúbený tip vo všetkých programoch Excel. Keď robím semináre o excelentnom programe Excel, sú to živé semináre a dostanem sa k tomu asi 45 minút denne, takmer vždy zalapám po dychu od niekoľkých ľudí. miestnosti, keď dvakrát kliknem na rukoväť výplne.
Ahoj, zábavná skutočnosť, kniha „MrExcel XL“, viete, že som vyrastal v dobe, v 70. rokoch, keď existovali najrôznejšie filmy, ktoré vyšli s rímskymi číslicami, takže Krstný otec II bol prvý v roku. V modernej histórii, Back to the Future III, Star Wars IV, Rocky V, Star Trek VI, dokonca aj Final Fantasy VII pre 7. Viete a je to zábavné, Excel má v skutočnosti funkciu ROMAN! Dobre, takže môžete požiadať o RÍMSKY RIADOK, čím získate rímske číslice. Čo je naozaj čudné, pretože v programe Excel 2013, ak vložíte rímsku číslicu XL a požiadate o ARABIC, prevedie túto ROMANSKÚ číslicu späť na bežnú číslicu. Takže keď som skončil so svojou 39. knihou, a vedel som, že sa blíži 40. kniha, bol som ako špička klobúka späť pred všetkými týmito filmami, ktoré používajú rímske číslice,mal to byť iba „MrExcel XL“, pretože je to moja 40. kniha, hoci som tam dal slogan = ROMAN (40), takže by ľudia dostali vtip!
Dobre, len krátke zhrnutie všetkých vecí, o ktorých sme hovorili v tejto epizóde: A TOTO je iba tip # 1 z knihy. Ahoj, ďakujem všetkým, ktorí napísali pri navrhovaní tohto tipu. Všetko sú to ľudia, ktorí ma tweetli. Jeden, ktorého som tu ani nepokryl, Bill Hazlett, poukázajte na to, že CTRL + R je ako CTRL + D, ak vyberiete jednu bunku a presuniete doprava, alebo vyberiete doprava, CTRL + R sa skopíruje doprava. Pokračujte kliknutím na toto informačné tlačidlo v pravom hornom rohu práve teraz a prečítajte si, ako si môžete kúpiť túto knihu.
Ďakujeme, že ste sa zastavili, uvidíme sa nabudúce pri ďalšom netcaste od!
