Poznámka
Katie Sullivan je projektová manažérka v tíme Microsoft Word. Pre tento tip odovzdávam pódium Katie.
Zatiaľ čo fanúšikovia programu Excel niekedy dráždia, že Word a PowerPoint sú freewarové aplikácie dodávané s programom Excel, sú prípady, keď program Microsoft Word ponúka funkciu, ktorú Excel neposkytuje. V týchto prípadoch má zmysel skopírovať údaje z Excelu, vložiť do Wordu, urobiť príkaz a potom skopírovať späť do Excelu. Tu je niekoľko príkladov techník, ktoré sa lepšie spracovávajú v programe Word ako v programe Excel.
Technika 1: Premena na horný, dolný, správny
Ak musíte previesť z veľkých na malé alebo na veľké písmená, Word má klávesovú skratku. Skopírujte údaje do Wordu a prepínajte veľkosť písmen pomocou kombinácie klávesov Shift + F3.
Technika 2: Pridajte guľky
Ak chcete do buniek programu Excel pridať odrážky, je to v programe Word oveľa jednoduchšie ako v programe Excel. Skopírujte bunky do Wordu a použite štýl odrážky. Skopírujte z Wordu a vložte späť do Excelu. Možno budete musieť niekoľkokrát použiť ikonu Zmenšiť odsadenie.
Tip
Ak máte rozsah buniek, ktoré obsahujú text, vyberte rozsah a stlačením klávesovej skratky Ctrl + 1 otvorte dialógové okno Formátovať bunky. Potom na karte Číslo vyberte v zozname vľavo možnosť Vlastné. Kliknite do poľa Typ a vymažte všetko, čo sa tam nachádza. Podržte kláves alt = "" a súčasne stlačte 7 na numerickej klávesnici. Mala by sa zobraziť guľka. Zadajte medzeru a potom znak @.
Technika 3: Vizualizácia a farebné vzorce
Ak máte mimoriadne dlhý vzorec, povedzme jeden s 10 vnorenými príkazmi IF, môžete ho prilepiť do Wordu a použiť farby a kombináciu klávesov Shift + Enter, aby ste vzorec vložili do medzery. (Jedno vyvrátenie od tímu Excel: Môžete rozbaliť lištu vzorcov a pomocou Alt + Enter rozdeliť vzorec na veľa riadkov. Alebo môžete použiť skvelý doplnok RefTreeAnalyser od Jana Karla Pieterse.
Technika 4: Faster SmartArt
Word ponúka možnosť Previesť text na SmartArt. Aj keď Excel ponúka SmartArt, nie je to veľmi praktické, pretože musíte jednotlivé záznamy skopírovať do panela SmartArt.
Technika 5: Extrakcia údajov z PDF
Povedzme, že niekto má zošit programu Excel a uloží ho ako súbor PDF. Pošlú vám to. To je nepríjemné a zjavne nechcú, aby ste údaje použili znova. Ak otvoríte PDF v aplikácii Acrobat Reader, skopírujete údaje a prilepíte do programu Excel, rozvinie sa do jedného stĺpca. Ale tu je tajomstvo: Najprv vložte tieto údaje do Wordu. Riadky a stĺpce sa prilepia správne. Potom môžete kopírovať z Wordu a vložiť späť do Excelu. (Ak ste uviaznutí vo verzii balíka Office pred rokom 2013, odporúčam Able2Extract.)
Pôvodné údaje sa zobrazujú vľavo dole a vpravo vidíte, ako to vyzerá, keď vkladáte priamo z PDF do programu Excel. Môžete vidieť, že dáta sa „odvíjajú“, keď B1: C1 prechádzajú na A2: A3 a tak ďalej.
Prilepte rovnaké údaje do Wordu.
Skopírujte z Wordu a prilepte do Excelu.
Údaje zostávajú v pôvodnom poradí. Môžete zrušiť aplikáciu Zalomenie textu a upraviť šírku stĺpca, aby ste sa dostali späť k pôvodným údajom.
Technika 6: Zmena formátovania slov v programe Excel
Ak máte vety textu v programe Excel, je možné vybrať jedno slovo v režime úprav a zmeniť jeho farbu. Globálna zmena farby všetkých výskytov slova v programe Excel je však únavná. Namiesto toho prilepte údaje do Wordu a stlačte Ctrl + H. Zmeňte psa na psa. Kliknite na Viac >> a potom vyberte Formát, Písmo. Vyberte možnosť Červená. Kliknite na možnosť Nahradiť všetko.
Skopírujte z Wordu a vložte späť do Excelu. Na nasledujúcom obrázku je zobrazené, k čomu nakoniec dospejete.
Technika 7: Nahradiť pri zachovaní formátovania znakov
Podobný problém rieši aj program Word: nahradenie textu, ale ponechanie formátovania textu tak, ako je. Nižšie je uvedený prieskum o najlepšom miláčikovi. Niekto v texte zvýraznil určité slová.
Pomocou klávesov Ctrl + H vykonajte hľadanie a nahradenie, ako je to znázornené vľavo. Ak použijete príkaz Nahradiť všetko, dôjde-li k zmene vety, dôjde k strate formátov v bunke. Na obrázku nižšie preškrtnutie zostáva v prvom rade, pretože v tomto rade nebol výskyt slova šteňa, a preto sa nezmenil.
Ak chcete zachovať formátovanie v pôvodnom texte, skopírujte ho do Wordu. Vykonajte výmenu v programe Word. Skopírujte z Wordu a vložte späť do Excelu.
Ďakujeme Katie Sullivan (projektová manažérka v tíme Word!) Za prispenie týmto tipom. Katie jednoznačne uprednostňuje psy pred mačkami. Ďakujem Glenne Shaw a Oz du Soleil za prispenie nápadov k tomuto tipu.
