Prevod viacriadkových údajov do riadkov - tipy pre Excel

lan Z poslal tento týždeň problém s programom Excel. Jeho oddelenie MIS mu odovzdá súbor vygenerovaný zo starej správy COBOL. Po otvorení súboru v programe Excel má z toho 2 500 riadkov:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan chce dostať tento prehľad ASCII do užitočného formátu: jeden riadok na zákazníka, ku zvyšku informácií je pripojený štát a PSČ. Chce tiež prepnúť 2 zbytočné riadky. Je zrejmé, že toto všetko nechceme robiť ručne. Existuje jeden spôsob, ako sa rýchlo vyrovnať s neporiadkom.

So vzorcami

  • Vložte dva prázdne stĺpce naľavo od údajov.
  • Pridajte riadok hlavičky nad údaje.
  • Stĺpec A sa nazýva „Sekvencia“
  • Stĺpec B sa nazýva „RowType“
  • Stĺpec C sa nazýva „Údaje“
  • Všetky nadpisy zvýraznite tučným písmom
  • Stĺpec A sa použije na priradenie čísla ku každému logickému záznamu v správe. Pretože táto zostava obsahuje 4 fyzické riadky pre každý logický záznam, potrebujeme, aby každá sada 4 riadkov mala rovnaké číslo logického záznamu. Spravidla zadávam hodnoty pre prvý záznam a potom navrhnem vzorce pre druhý záznam, ktoré je možné skopírovať do celej správy.
  • V bunkách A2: A5 zadajte 1. V bunke A6 zadajte = A5 + 1. Do bunky A7 zadajte = A6. Skopírujte A7 na A8 a A9. Teraz máte kopírovateľnú sadu vzorcov pre druhý logický záznam správy.
  • Vyberte A6: A9 a kopírujte stlačením klávesu Ctrl C. Vyberte A10: A2501 a prilepte Ctrl V.
  • Stĺpec B sa použije na identifikáciu toho, či je konkrétny riadok 1., 2., 3. alebo 4. segment logického záznamu.
  • V bunkách B2: B5 zadajte 1, 2, 3 a 4. V bunke B6 zadajte = B2. Skopírujte bunku B6 z B7: B2501.

Po zmene na hodnoty

Teraz, keď máte pre všetky svoje údaje poradové čísla a typy riadkov, musíte zmeniť vzorce na hodnoty. Vyberte A2: B2501. Upraviť> Kopírovať, Upraviť> Prilepiť špeciálne> Hodnoty> OK.

Teraz, keď boli poradové čísla a typy riadkov priradené všetkým riadkom, sme takmer hotoví. Zoraďte údaje podľa typu riadku ako primárneho kľúča a sekvencie ako sekundárneho kľúča. To spôsobí, že 625 horných riadkov každého záznamu vypláva až do buniek C2: C626. 2. riadok každého záznamu bude v C626: C1251. „Zbytočné“ riadky sa začnú v C1252 a dajú sa vymazať. Presuňte bunky C626: C1251 do bunky D2. Do bunky E2 zadajte vzorec =C2&D2. Tento vzorec môžete skopírovať z E2 na E626. Rovnakým trikom Paste Special Value môžete zmeniť vzorce na hodnoty, odstrániť stĺpce AD ​​a máte svoj výsledok.

Od tejto chvíle môžete pomocou sprievodcu Text to Columns tieto údaje ďalej spracovávať

Tento postup môžete ľahko prispôsobiť tak, aby pracoval s rôznymi správami ASCII. Musíte zistiť, koľko fyzicky vytlačených riadkov tvorí jeden logický záznam v správe.

Zaujímavé články...