V dnešnej epizóde som porovnával, ako vyhľadať alebo odstrániť duplikáty. Excel 2007 ponúka skvelé nové spôsoby, ako to dosiahnuť. Prvé 3 tipy fungujú v ktorejkoľvek verzii Excelu. Posledné 2 metódy fungujú iba v programe Excel 2007.
Metóda 1:
Použite jedinečnú možnosť v rozšírenom filtri
- Napravo od svojich údajov skopírujte hlavičku zo stĺpca, kde chcete nájsť jedinečné hodnoty.
- Vyberte bunku v množine údajov.
- V programe Excel 97-2003 vyberte Údaje - filter - rozšírený filter. V programe Excel 2007 vyberte ikonu Spresniť zo skupiny Zoradiť a filtrovať na páse s údajmi.
- Vyberte Kopírovať na iné miesto
- Do poľa Kopírovať do zadajte kópiu svojho nadpisu. Na obrázku je to bunka D1
- Začiarknite políčko Iba pre jedinečné záznamy
- Kliknite na tlačidlo OK
Excel vám poskytne jedinečný zoznam zákazníkov v stĺpci D.
Metóda 2:
Pomocou vzorca určte, či je tento záznam jedinečný
Funkcia COUNTIF dokáže spočítať, koľko záznamov nad aktuálnym záznamom sa zhoduje s aktuálnym záznamom. Trik, ako to dosiahnuť, je použiť v referencii jeden znak dolára. Ak zadávate vzorec v C2 a odkazujete na A $ 1: A1, znamená to: „Začnite od absolútnej referencie A1 a choďte nadol k záznamu nad aktuálnym záznamom“. Keď skopírujete tento vzorec nadol, prvý A $ 1 zostane rovnaký. Druhá A1 sa zmení. V riadku 17, bude vzorec v C2 čítať =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Keď zadáte vzorec do C2 a skopírujete ho do všetkých riadkov, mali by ste skopírovať C2: C15 a potom pomocou príkazu Upraviť - Prilepiť špeciálne hodnoty previesť vzorce na hodnoty. Teraz môžete zoradiť zostupne podľa stĺpca C a jedinečné hodnoty budú v hornej časti zoznamu.
Metóda 3:
Pomocou kontingenčnej tabuľky získate jedinečných zákazníkov
Kontingenčná tabuľka je skvelá pri hľadaní jedinečných hodnôt. Toto je najrýchlejší spôsob v programe Excel 2000-2003.
- Vyberte bunku v množine údajov.
- Vyberte možnosť Údaje - kontingenčná tabuľka a zostava kontingenčného grafu.
- Kliknite na tlačidlo Dokončiť.
- V zozname polí kontingenčnej tabuľky kliknite na pole Zákazník. Kliknite na tlačidlo Pridať do.
Excel vám ukáže jedinečný zoznam zákazníkov.
Metóda 4:
Novinky v programe Excel 2007 - Na označenie duplikátov použite podmienené formátovanie
Excel 2007 ponúka nové metódy hľadania duplikátov. Vyberte okruh zákazníkov. Na páse s nástrojmi Domovská stránka zvoľte Podmienené formátovanie - Zvýraznite pravidlá buniek - Duplikovať hodnoty a kliknite na OK.
Ak sa názov nájde dvakrát, Excel zvýrazní obidva výskyty názvu. Potom by ste chceli zoradiť všetky zvýraznené bunky hore.
- Kliknite na ľubovoľné pole v stĺpci zákazník. Kliknite na tlačidlo AZ na páse s údajmi.
- Nájdite bunku, ktorá má červené zvýraznenie. Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku. Vyberte možnosť Zoradiť - hore vložte vybranú farbu bunky.
Metóda 5:
Novinky v programe Excel 2007 - Použite ikonu Odstrániť duplikáty
Výstraha!
Táto metóda je veľmi deštruktívna! Skôr ako to urobíte, urobte si kópiu svojej množiny údajov!
- Skopírujte rozsah údajov do prázdnej časti listu
- Vyberte bunku v množine údajov.
- Na páse s údajmi vyberte možnosť Odstrániť duplikáty.
- Dialógové okno Odstrániť duplikáty vám poskytne zoznam stĺpcov. Vyberte stĺpce, ktoré treba brať do úvahy. Napríklad, ak ste potrebovali odstrániť záznamy, kde boli totožné zákazník aj faktúra, začiarknite políčko pre obe polia.
V takom prípade sa snažíte získať jedinečný zoznam zákazníkov, preto vyberte iba pole Zákazník.
- Kliknite na tlačidlo OK.
Excel vymaže záznamy z vašej množiny údajov. Bude hlásiť, že bolo odstránených n duplikátov a zostáva nn záznamov.
Ako vidíte, existuje veľa metód na prácu s duplikátmi. Excel 2007 pridáva do vášho arzenálu dva nové nástroje.
Podľa mojich skúseností sa audítori často pokúšajú vyhľadať duplikáty, aby zistili, či bola správa nadhodnotená. Keď som písal program Excel pre audítorov , venujem sa programom Excel 2003 aj Excel 2007.
