Hromadná korešpondencia do PDF z Excelu - novinky

1. januára 2018 sa minimálna mzda v New Yorku zvyšuje na 13,50 USD. To znamená, že pracovníkom musia byť zaslané milióny kópií formulára LS 54S alebo formulára LS54 - Oznámenie a potvrdenie o mzde. Štát New York poskytuje prázdnu kópiu tohto formulára ako súbor PDF chránený heslom. Ako môžete pomocou programu Excel pripraviť stovky takýchto dokumentov pre svojich zamestnancov?

Aj keď je proces vykonávania hromadnej korešpondencie z Excelu do Wordu zdokumentovaný na adrese (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), môžete vykonať hromadnú korešpondenciu z Excelu do PDF?

Prekvapilo ma, že najlepším riešením tohto procesu je použitie aplikácie Adobe InDesign! Ale najskôr mi dovoľte zrekapitulovať moje dva neúspešné pokusy:

• Neúspešný pokus 1: Pokúsil som sa replikovať formulár LS54 v programe Excel pomocou série výstrižkov z obrazovky, aby som obalil bunky, ktoré by obsahovali polia v programe Excel. Trvalo to večne a po vytlačení vyzerali výstrižky z obrazovky hrozne.

  

• Neúspešný pokus 2: Použite Adobe Acrobat. Myslíte si, že plná verzia aplikácie Acrobat ponúka spôsob vyplnenia formulára pomocou hromadnej korešpondencie. V časti Nástroje, Formuláre, Ďalšie možnosti formulárov je možnosť Importovať údaje. Stratil som čas pridávaním polí do PDF, importoval som tabuľku a potom som bol sklamaný, keď som zistil, že dokážem vyplniť iba jeden formulár. Vyberte riadok 2 a mohol by som vytlačiť prvého zamestnanca. Ale potom by som musel zvoliť riadok 3, tlač, zvoliť riadok 4, tlač, riadok 5, tlač, a toto nikdy nebude fungovať pre 750 zamestnancov.

  

Riešenie problému pomocou aplikácie Adobe InDesign

Tu na, vydávame knihy pod Svätým makrom! Otlačok kníh. Prihlásili sme sa na odber balíka Adobe Creative Cloud, ktorý nám poskytuje Photoshop, Lightroom, Acrobat a niečo, čo sa volá InDesign. Ak sa pozriete vo svojej spoločnosti, je pravdepodobné, že niekto vo vašom marketingovom alebo kreatívnom oddelení už predplatné Adobe Indesign má.

Pomocou aplikácie InDesign sa mi problém podarilo vyriešiť za menej ako hodinu. Tu som zdokumentoval kroky na zjednodušenie vášho procesu.

• Časť 1: Konverzia PDF chráneného heslom na grafiku

  1. Stiahnite si formulár LS54S z labor.ny.gov na formulári LS54S
  2. (Voliteľné) Zatvorte kliešť na stav chrániaci heslo PDF
  3. Konvertujte PDF na obrázok. Ak máte Acrobat, použite položky Súbor, Exportovať do, Obrázok, JPEG.webp. Ak tak neurobíte, môžete na zachytenie formulára použiť Nástroj na vystrihovanie v systéme Windows. Uistite sa, že aplikácia Acrobat Reader zobrazuje formulár na 100%.

• Časť 2: Vytvorenie dokumentu v aplikácii InDesign

  4. Otvorte program Adobe InDesign. Vyberte Súbor, Nový, Dokument. Prvým krokom v dialógovom okne Nový dokument je kliknutie na druhú ikonu v časti Orientácia, aby sa váš dokument vytvoril na šírku. Zmeňte jednotky na Palce, Šírka na 11, Výška na 8,5. Zmeňte horný okraj na 0 a InDesign nastaví všetky okraje na 0.

     
  5. Dvakrát kliknite na pravú stranu A-Master na paneli Stránky

  6. V programe Prieskumník Windows pretiahnite súbor JPG.webp z kroku 3 a umiestnite ho na prilepenú dosku, ktorá je mimo hlavnej stránky. Ak ste v aplikácii InDesign nováčikom, mysleli by ste si, že by ste mali presunúť obrázok * na stránku *, ale to by bolo nesprávne. Zdieľam trik, ktorý som sa naučil od Anne Marie „Her Geekness“ Concepcion. Ak sa niekedy potrebujete stať majstrom v InDesign, mali by ste si najať Anne Marie. Ak umiestnite obrázok na hlavnú stránku, nemôžete sa dostať k úchytom na zmenu veľkosti. Namiesto toho umiestnite obrázok priamo mimo hlavnú stránku. Teraz máte prístup k úchytom na zmenu veľkosti. Zmena veľkosti dokumentu tak, aby sa zmestila na stránku, podržaním stlačeného klávesu Shift a ťahania ľavého horného rohu rukoväte na zmenu veľkosti nadol. Akonáhle je dokument o niečo menší ako stránka, presuňte ho cez hlavnú stránku na pravej strane. Nebojte sa, že ste odrezali polovicu textu!

     
  7. Stlačte moju obľúbenú klávesovú skratku všetkých čias: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Takto upravíte celý obrázok tak, aby sa zmestil do rámu s novou veľkosťou. Poznám desiatky klávesových skratiek v programe Excel. Poznám iba dve klávesové skratky v aplikácii InDesign a Ctrl + alt = "" + Shift + E je jednou z nich. Úplne ma zastrašuje, že InDesign môže mať pravdepodobne ďalších 25 klávesových skratiek ako Ctrl + alt = "" + Shift + A až Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Časť 3: Vyplňte pevné polia

  Vo formulári sú niektoré polia, ktoré budú rovnaké pre všetkých zamestnancov. Napríklad názov spoločnosti môže byť pre všetkých rovnaký. Týmto spôsobom môžete pridať nejaký text na hlavnú stránku v aplikácii InDesign.

  8. Stlačením klávesu F spustíte režim snímania. Pomocou myši nakreslite obdĺžnik, kde sa má zobraziť pevný text. Spočiatku bude mať tento rámik písmeno X.

     
  9. Kliknite pravým tlačidlom myši na svoj novo nakreslený rám. V polovici dlhej kontextovej ponuky vyberte Kontext, Text.
  10. Stlačením klávesu T vstúpte do režimu zadávania textu

  11. Kliknite dovnútra poľa a napíšte pevný text. Ak potrebujete zmeniť písmo, vyberte text a pomocou ikony „A“ nad obrazovkou zobrazte nástroje znakov.

      

  12. Opakujte kroky 8 až 11 pre všetky ostatné polia, ktoré musia byť vo všetkých formách konštantné. To je monotónne. Získanie malého rámčeka s malým 9-bodovým znakom „X“ zoradeným so začiarkavacími políčkami nie je zábava, ale je to možné. Ak potrebujete presunúť rám alebo zmeniť jeho veľkosť, budete ho musieť vybrať pomocou prvého nástroja so šípkou vľavo. Nazýva sa Nástroj na výber (na rozdiel od menej užitočného nástroja na priamy výber, ktorým je druhá šípka v poli).

      

  Pro Tip # 1: Vyberte prvé políčko. Ctrl + C na kopírovanie. Ctrl + V vložíte nové pole do stredu stránky. Presuňte nové pole do polohy. To je veľmi užitočné, keď dostanete za začiarkavacie políčka malé X.

  Pro Tip # 2: Je ťažké používať myš na to, aby ste dostali „X“ do správnej polohy. Po vybratí rámu ho pomocou klávesov so šípkami na klávesnici posuňte do požadovanej polohy.

  Pro Tip č. 3: Všetky obrázky v aplikácii InDesign vyzerajú hrozne. Je to funkcia, nie chyba! Popremýšľajte nad knihou. Power Excel 2017 With má 1400 obrázkov. Počítač by sa zaboril, keby sa pokúsil zobraziť všetkých 1400 obrázkov vo vysokom rozlíšení. Váš dokument má jeden obrázok a pravdepodobne si môžete dovoliť zobraziť obrázok vo vysokom rozlíšení. Vyberte obrázok kliknutím na nejaké biele miesto vo formulári. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Výkon displeja, Vysoko kvalitný displej. Presto! Obraz bude ostrý.

  

• Časť 4: Vyplňte údaje v programe Excel

  Svätá tabuľka! Trvalo mi dlho, kým som sa dostal k excelovskej časti techniky.

  13. Vložte jednoduché jednoslovné nadpisy do riadku 1. Naformátujte všetky polia meny ako mena, inak v zlúčenom PDF nájdete 13,50 dolárov, ktoré sa zobrazia ako 13,5. Uvedomujem si, že vo formulári je už znak dolára, ale 13,50 dolárov vyzerá lepšie ako 13,5 dolárov.
  14. Použite Súbor, Uložiť ako. Uložte dokument ako súbor programu Excel, aby ste ho mohli neskôr upraviť.
  15. Použite Súbor, Uložiť ako. Uložte dokument ako text (oddelený tabulátormi) (* .txt). Nezabudnite si zapamätať cestu a názov súboru, aby ste ich neskôr našli. Zatvorte súbor v programe Excel, inak sa v kroku 17 zobrazí chybové hlásenie.

• Časť 5: Späť na InDesign na pridanie polí formulára

  16. V ponuke InDesign zvoľte Okno, Obslužné programy, Zlučovanie údajov. Niekde nad InDesignom sa objaví malé okno na zlúčenie údajov. Každý malý plávajúci panel v aplikácii InDesign má skrytú kopu užitočných príkazov za tým, čo nazývajú Ponuka panelov. Tu je obrázok ikony ponuky Panel:

      
  17. Otvorte ponuku panela na zlúčení údajov. Vyberte možnosť Vybrať zdroj údajov. Prejdite na súbor .TXT a vyberte ho z kroku 15. Na paneli zlúčenia údajov sa teraz zobrazujú názvy polí z prvého riadku tabuľky. Vo svete drag-and-drop by ste si mysleli, že môžete tieto polia pretiahnuť do svojho formulára, ale nemôžete. Namiesto toho opakujte kroky 8 a 9 a nakreslite nové rámy tam, kam chcete, aby tieto polia smerovali. Urobte rámy pekné a široké pre prípad, že jedným z vašich zamestnancov je John Jacob Jinglebells III. Najmä pre polia LS-54S s platmi a nadčasmi bude možno potrebné zmeniť nastavenie na 10 bodov, aby sa rámik zmestil.

  18. Kliknutím do prázdneho rámčeka zobrazíte názov. Na paneli Zlúčenie údajov kliknite na Meno. Presto! V ráme sa zobrazí <>. Opakujte pre mzdu a SZ.

      
  19. Tento krok je voliteľný, ale stojí za tých šesťdesiat sekúnd. Kliknite na pole Náhľad v ľavej dolnej časti panela Zlúčenie údajov. Uvidíte údaje z prvého záznamu. Ak chcete zobraziť ďalší záznam, použite ikony šípky doľava a doprava v dolnej časti panela Zlúčenie údajov.
  20. Pred vykonaním zlúčenia uložte súbor InDesign. V tejto chvíli som uložil svoj dokument a môžete si ho stiahnuť odtiaľto.

  Len pre pripomenutie, ak sa pozriete na panel Stránky, celú túto prácu ste robili na pravej strane stránky A-Master. Z miniatúry však môžete vidieť, že všetko na stránke Master sa zobrazuje na strane 1 vášho dokumentu.

  

• Časť 6: Nakoniec hromadná korešpondencia

  21. V hornej časti panela Data Merge je ikona, ktorá vyzerá ako strana matrice číslo 4. Toto je symbol pre vytvorenie zlúčeného dokumentu. Kliknite na ňu.

      

  22. Všetky nastavenia v ponuke Vytvoriť zlúčený dokument sú správne. Kliknite na tlačidlo OK.

      
  23. Dostanete jednu z dvoch správ. Buď: „Nebol vygenerovaný žiadny nadmerný text“, alebo „V týchto záznamoch máte nadmerný text“.

  Slová „Nadmerný text“ v aplikácii InDesign znamenajú, že máte viac znakov, ako sa zmestí do textového rámca. Nenašiel som žiadny ekvivalent zmenšenia aplikácie Excel. Ak hovoria, že ste v zázname 450 prepísali text, prejdite na stranu 450 v paneli Stránky a skontrolujte, či máte zamestnanca so skutočne dlhým menom. Vráťte sa na pravú stranu stránky A-Master a zmeňte veľkosť rámca pre dané pole.

  V tomto okamihu budete mať v aplikácii InDesign veľký dokument. V mojom prípade mám 114 strán, pretože som mal 114 súborov v súbore Excel. Kliknutím na ktorúkoľvek stránku v paneli Stránky zobrazíte túto stránku s vyplnenými údajmi.

  Niekoľko tipov: Ponuka panelu Zlúčenie údajov ponúka príkaz Aktualizovať zdroj údajov. Ak zmeníte podkladový súbor programu Excel a uložíte ho ako nový textový súbor, pomocou príkazu získate zmeny. Pre opätovné zlúčenie budete musieť opakovať krok 21.

• Časť 7: Export do PDF, aby ste mohli tlačiť

  24. V ponuke Súbor vyberte položku Predvoľby Adobe PDF, (Vysoko kvalitná tlač). Vyberte cestu k súboru a názov. Prijmite všetky tisíce nastavení v dialógovom okne Exportovať Adobe PDF. Kliknite na tlačidlo OK

  Jedna poznámka na záver: V skutočnom živote sme mali 751 zamestnancov. Každého zamestnanca som vložil do spisu dvakrát, aby sme mohli každému zamestnancovi vytlačiť dve kópie a nechať ich zhromaždiť. Výsledný súbor PDF s veľkosťou 1502 strán mal ako zázrakom veľkosť iba 2,48 MB! Čarodejníkom v spoločnosti Adobe sa akosi podarilo uložiť jednu kópiu obrázka a znova ju použiť znova a znova. Môj zavádzajúci prvý pokus o hromadnú korešpondenciu pomocou programu Excel priniesol mizerne vyzerajúci 150 MB súbor PDF, ktorý nikdy nebolo možné poslať e-mailom.

  Ak nenájdete kópiu aplikácie InDesign alebo sa vám tieto kroky zdajú príliš zastrašujúce, najmite si excelového konzultanta, ktorý za vás vykoná hromadnú korešpondenciu do PDF.