Dnešná otázka: Marcia musí získať zoznam všetkých súborov PDF daňových faktúr z priečinka do tabuľky programu Excel. Toto je ľahké urobiť, ak používate program Excel 2016 na počítači so systémom Windows pomocou nových nástrojov na získanie a transformáciu údajov.
Ak máte program Excel 2010 pre Windows alebo Excel 2013 pre Windows, budete si musieť stiahnuť bezplatný doplnok Power Query od spoločnosti Microsoft. Prejdite do svojho obľúbeného vyhľadávacieho nástroja a zadajte „Download Power Query“, aby ste našli aktuálny odkaz. (Spoločnosť Microsoft veľmi rada mení adresy URL každý štvrťrok a môj úžasný chlapík na webe nenávidí, keď sú naše odkazy zastarané, takže sa sem ani nepokúšam umiestniť odkaz.)
Video nižšie vám ukáže úplné kroky, ale tu je prehľad:
- Začnite od prázdneho pracovného hárka
- Data, Get Data, From File, From Folder
- Prejdite do priečinka
- Namiesto načítania kliknite na Upraviť
- Otvorte rozbaľovaciu ponuku filtra podľa typu súboru a odstráňte všetko, čo nie je PDF
- Otvorte filter priečinka a odstráňte všetky podpriečinky odpadu
- Ponechať iba názov súboru a priečinok - pravým tlačidlom myši kliknite na záhlavie každého stĺpca a vyberte príkaz Odstrániť
- Presuňte nadpis priečinka naľavo od nadpisu súboru. Toto umožňuje zlúčeniu pracovať.
- Vyberte obidva stĺpce. Kliknite na jednu hlavičku. Shift + Kliknite na ďalší nadpis.
- Vyberte možnosť Pridať stĺpec, Zlúčiť stĺpce, zadajte nový názov stĺpca. Kliknite na tlačidlo OK.
- Pravým tlačidlom myši kliknite na nadpis nového stĺpca a vyberte možnosť Odstrániť ďalšie stĺpce
- Domov, Zatvoriť a načítať
- Úžasná časť … dopyt môžete neskôr obnoviť. Kliknite na ikonu Obnoviť na paneli Dotazy a pripojenia.
Aj keď je Power Query neuveriteľne výkonný, je to jedna z mojich najobľúbenejších úloh. Často chcem spustiť makro VBA pre každý súbor v priečinku. Získanie zoznamu všetkých súborov PDF v priečinku je dobrým východiskovým bodom.
Pozeraj video
Prepis videa
Naučte sa program Excel z podcastu, epizóda 2181 - Zoznam súborov priečinkov v programe Excel!
Ahoj, vitaj späť na netcastu, som Bill Jelen. Dnešná otázka, niekto má v priečinku zoznam súborov PDF daňových faktúr a musí získať zoznam všetkých týchto názvov súborov v programe Excel. Dobre, a jedným zo spôsobov, ako to urobiť, je napísať ich všetky alebo ich skopírovať a vložiť z programu Windows Explorer. Existuje však skvelý nástroj, ktorý to môže vyriešiť. A moja prvá otázka bola „No, akú verziu Excelu máš?“ Pretože ak máte náhodou program Excel 2016, bude mať túto úžasnú novú funkciu s názvom „Získanie a transformácia údajov“! Teraz je to v Office 365 na ľavej strane, myslím, že v pôvodnej verzii Excelu 2016 to bolo v tretej skupine, dobre, takže stačí vyhľadať Get & Transform. Ak ste v programe Excel 2010 alebo Excel 2013 pre Windows, môžete si stiahnuť Power Query a budete mať svoju vlastnú kartu s týmito presnými informáciami.
Teraz sa poďme rýchlo pozrieť na tento priečinok, v poriadku, práve som tu vytvoril falošný priečinok s nejakými falošnými údajmi. Uvidíte, že v tomto priečinku sú súbory programu Excel a súbory PDF, chcem iba súbory PDF a sú tu aj nejaké podpriečinky, nechcem tieto súbory PDF, chcem iba súbory PDF v hlavnom priečinku. Takže C: Budgets, skopírujem to a potom sa vrátim sem do Excelu a povieme, že chceme získať dáta, zo súboru, z celého priečinka, napríklad takto, a potom zadajte cestu k priečinku alebo použite tlačidlo Prehľadávať. A keď sa vám zobrazí táto prvá obrazovka, určite budete chcieť upraviť a teraz sme v editore Power Query.
Dobre, takže môj cieľ je tu, nepotrebujem obsah, takže kliknem pravým tlačidlom myši a poviem Odstrániť tento stĺpec. Je tu môj zoznam súborov, chcem iba súbory PDF, takže ak existuje niečo, čo nie je PDF, chcem iba súbory PDF, kliknite na tlačidlo OK, vidím, že ide iba o súbory PDF. Aha, a potom sa pozriem sem, pozri, teraz sťahujú veci iba z pôvodného priečinka a z priečinka Odpadky, takže to otvorím a zruším začiarknutie všetkého, čo nie je pôvodný priečinok. Dobre, takže teraz mám pekný malý zoznam a tento zoznam je, viete čo, 9 záznamov, ale v skutočnom živote sa stavím, že ich pravdepodobne majú, viete, desiatky alebo stovky. Dobre, teraz nepotrebujem žiadne ďalšie veci, takže môžem kliknúť pravým tlačidlom myši a odstrániť tieto stĺpce.
Dobre, teraz tu skutočne potrebujem cestu k priečinku a názov súboru. Dobre, takže sa chystám vziať FolderPath a pretiahnuť ho doľava a umiestniť ho tam, a potom tu čarovný krok: V bežnom programe Excel by sme kvôli tomu museli urobiť zreťazenie, ale to, čo urobím, je, že idem zlúčiť stĺpce. Idem teda na Pridanie stĺpca a vyberiem Zlúčiť stĺpce, Oddeľovač bude Žiadny, Nový stĺpec sa bude volať Názov súboru a kliknem na OK, v poriadku, takže máme názov priečinka, lomku a názov súboru , ako to. Teraz je to vlastne jediná vec, ktorú potrebujeme, takže kliknem pravým tlačidlom myši a poviem Odstrániť ďalšie stĺpce a nakoniec Domov, Zavrieť a Načítať a dostaneme úplne nový hárok s našimi údajmi. V poriadku, teraz to prichádza ako tabuľka, a tak to jednoducho skopírujem, Ctrl + C,a potom prejdite sem tam, kde som skutočne chcel údaje, a na položku Prilepiť špeciálne hodnoty kliknite na tlačidlo OK. Teraz to už nie je tabuľka, sú to iba moje čisté údaje, a teraz je tu na tom naozaj krásna vec.
Takže sme to nastavili raz, a neuveriteľné, nastavenie trvalo menej ako 3 minúty, ale vráťme sa k priečinku Budgets a poďme ešte niečo rozhýbať. Zoberme si jeden z týchto odpadkových záznamov a skopírujeme ho do hlavného priečinka Ctrl + V, takže teraz je tu viac vecí, je tu 10 súborov PDF namiesto 9. Ak prídem sem, kde je dotaz, a na pravej strane obrazovky v časti Dotazy a pripojenia bude možno potrebné rozšíriť túto šírku. Ja som už svoju rozšíril, uvidíte naše rozpočty s načítanými 9 riadkami. Kliknem sem na malú ikonu Obnoviť a program Budgets má teraz veľmi rýchlo načítaných 10 riadkov. Získavajú sa nové záznamy, ktoré ste nastavili raz a potom sa budete môcť iba obnovovať, aby ste získali nové údaje.
Toto je bod v podcaste, kde vás zvyčajne požiadam, aby ste si kúpili moju knihu, ale namiesto toho vás dnes požiadam, aby ste si kúpili túto knihu od Ken Puls a Miguela Escobara „M je pre (DATA) MONKEY“. ÚŽASNÁ kniha, ktorá vás naučí všetko o používaní Power Query alebo Get & Transform Data, o všetkom, čo som sa o Power Query dozvedel z tejto knihy.
Dobre, zhrnieme sa z tejto epizódy: Naším cieľom je, ako importovať zoznam názvov súborov do programu Excel. Ak máte program Excel 2016, môžete použiť nové načítanie a transformáciu údajov. Ak nemáte 2016, ale máte skutočnú verziu Excelu bežiaceho pod Windows, môžete si stiahnuť bezplatný doplnok Power Query určený pre Excel 2010 alebo Excel 2013. Na telefóne s Androidom to nebude fungovať, alebo iPad, iPhone, Surface RT alebo Mac, je to len pre verzie programu Excel pre Windows. Začneme teda od prázdneho pracovného hárka, Údaje, Získať údaje, Zo súboru, Z priečinka, zadajte názov priečinka alebo Prehľadávať, nezabudnite namiesto možnosti Načítať kliknúť na Upraviť. A potom na Filtrovať, filtrovať podľa typu súboru, aby ste sa zbavili všetkého, čo nie je PDF, filtrovať podľa názvu priečinka, aby ste sa zbavili všetkých podpriečinkov odpadu. Ponechajte iba názov súboru a priečinok,takže kliknite pravým tlačidlom myši na ostatných a povedzte Odstrániť stĺpec, potom potiahnite záhlavie priečinka doľava od súboru, čo umožní zlúčenie fungovať. Vyberte obidva stĺpce, potom na karte Pridať stĺpec vyberte možnosť Zlúčiť stĺpce, zadajte nový názov, kliknite na tlačidlo OK a pravým tlačidlom myši kliknite na tento nový stĺpec a vyberte možnosť Odstrániť ďalšie stĺpce, Domov, Zavrieť a Načítať a zobrazí sa váš zoznam. Úžasná časť je, že dopyt môžete neskôr obnoviť pomocou tejto ikony Obnoviť v časti Dotazy a pripojenia.dopyt môžete neskôr obnoviť pomocou tejto ikony Obnoviť v časti Dotazy a pripojenia.dopyt môžete neskôr obnoviť pomocou tejto ikony Obnoviť v časti Dotazy a pripojenia.
No hej, chcem sa ti poďakovať, že si sa zastavil, uvidíme sa nabudúce pri ďalšom netcaste od!
Ak sa chcete dozvedieť viac o aplikácii Power Query, odporúčam túto knihu od Kena Pulsa a Miguela Escobara.
M je pre (DATA) MONKEY »
