Stlačením kombinácie klávesov Ctrl + T na množine údajov sa stane všetko úžasné. Aj keď vám môžem hodinu rozprávať, aké úžasné sú tabuľky programu Excel, pár nepríjemných neúplností ma núti sa im vyhýbať. Dozviete sa prečo v dnešnom článku.
Koľkokrát máte v databáze Excel malú databázovú tabuľku? Nadpisy (názvy polí) v riadku 1, každý riadok v tabuľke predstavuje záznam. Vyberte tieto údaje a stlačením klávesovej skratky Ctrl + T vyvolajte príkaz Formátovať ako tabuľku. (Upozorňujeme, že tabuľky debutovali v roku 2003 ako zoznam, takže funguje aj Ctrl + L).
Pozrite sa na krásne formátovanie všetkých ostatných riadkov zo 70. rokov! Milujem to formátovanie.
A pozrite sa … Excel predpokladá, že som hlupák, ktorý nedokáže zapnúť Filter, keď to potrebujem, takže ho zapnú za mňa. Aké milé.
Ak by som náhodou posunul riadok 1 mimo stránku, tie zbytočné hlavičky stĺpcov ABCDEF sú nahradené skutočnými názvami polí. Excel opäť predpokladá, že som príliš zaneprázdnený na to, aby som mohol zmraziť tabule, a tak to nejako spravili za mňa.
Vážne rešpektujem, že ak (a) premyslím dosť dopredu na to, aby som prázdnu H2 naformátoval ako percento s 1 desatinným miestom, (b) zadajte vzorec GP% do H2 a stlačte kláves Enter …
… vzorec sa automaticky skopíruje. Túto naozaj milujem. Nepáči sa mi, že vzorec je (@Profit)/(@Revenue)namiesto =G2/F2. Páči sa mi však, že nemusím dvakrát kliknúť na rukoväť výplne, aby som skopíroval vzorec.
Aktualizácia
IvenBach z fóra poznamenáva, že alternatívne vzorce tabuľky môžete vypnúť pomocou položiek File (Súbor), Options (Možnosti), Formulas (Vzorce), Working with formulas (Práca so vzorcami), Use Table Table In Formulas (Zrušiť začiarknutie možnosti).
Ale tu je absolútne najlepšia vlastnosť tabuliek. Povedzme, že máte stôl a použili ste ho pre niektorú z týchto možností:
- zdrojové údaje pre graf
- zdrojové údaje pre kontingenčnú tabuľku
- tabuľka VLOOKUP alebo HLOOKUP (alebo druhý argument v MATCH pre vás INDEX / MATCH fanúšikov)
- zdroj definovaného názvu
Najlepšou vlastnosťou tabuľky je malý koniec značky tabuľky zobrazený v H21 nižšie. Ak skopírujete nové údaje a prilepíte ich do prvého prázdneho riadku pod tabuľkou …
… graf sa automaticky aktualizuje. Nové údaje sú naformátované. Vzorec v stĺpci H sa skopíruje nadol. Toto je krásna vlastnosť.
Ďalšie skvelé dôvody na použitie tabuliek:
- Kontingenčné tabuľky založené na dátovom modeli vyžadujú, aby vaše údaje boli v tabuľkách
- Aplikácia Power Map (teraz známa ako 3D mapy) vyžaduje tabuľky, aj keď tím aplikácie Power Map pekne prevedie vaše dáta zo zákulisia, pokiaľ tak neurobíte
Takže - prečo nepoužívam tabuľky?
Počas vývojového cyklu pre program Excel 2007 boli tabuľky obrovskou záležitosťou. To bol rok, kedy program Excel prešiel z ponúk na pás s nástrojmi. Bolo toho príliš veľa. Legenda hovorí, že tím Excel rozhodol: "Tabuľky nikdy nebudú fungovať. Nemáme čas ich dokončiť. Vyberme ich z produktu."
Keď bola táto správa komunikovaná v celom vývojovom tíme, vrátila sa správa: „Nie! Sme príliš ďaleko. Odstránenie tabuliek by v tomto okamihu trvalo viac času ako teraz.“
Takže tabuľky sú v programe Excel. A všetko dobré, čo som popísal vyššie, je v programe Excel. Všetko je dobré a tabuľky použijem, keď budem vedieť, že na zväčšenie rastúcich údajov potrebujem graf alebo kontingenčnú tabuľku. Ale sú to veci, ktoré nie sú dokončené, čo mi spôsobuje, že tabuľky nepoužívam každý deň. Rozumiem, že položky v tomto zozname sú nejasné. Mnoho ľudí o nich nevie a nepoužíva ich. Ale používam ich. Používam ich veľa. To je dosť na to, aby mi zabránili neustále používať tabuľky.
- Vlastné zobrazenia nebudú fungovať, ak máte tabuľku. Na odkrytie 20 pracovných hárkov v jednom príkaze používam vlastné zobrazenia.
- Medzisúčty nebudú s tabuľkou fungovať. Stretávam veľa ľudí, ktorí nenávidia medzisúčty. Milujem medzisúčty.
Ak nikdy nepoužívate medzisúčty a nechcete sa dozvedieť, prečo vám môžu vlastné zobrazenia pomôcť, potom sú tabuľky Ctrl + T úžasné.
Každú sobotu priznanie viny. Odhalím svoje zlé návyky v programe Excel a prediskutujem, prečo by ste mali robiť to, čo hovorím, namiesto toho, čo robím ja.
Excel myslel dňa
Požiadal som svojich priateľov programu Excel Master o radu o programe Excel. Dnešná myšlienka na zamyslenie:
„Vedzte, že formátovanie čísel je fasáda, aby ste sa nenechali oklamať:)“
Mike Girvin
