Každú stredu predstavujem obľúbený tip na Excel od manažéra projektu Excel Ash Sharma. Tento týždeň Flash Fill. Flash Fill, ktorý je uvedený v programe Excel 2013, vám umožní extrahovať znaky zo stĺpca údajov alebo spojiť údaje zo stĺpcov bez písania vzorca.
Zvážte príklad uvedený nižšie. Kód produktu má tri segmenty oddelené pomlčkou. Chcete extrahovať stredný segment. Prvý segment môže mať 3 alebo 4 znaky. Druhý segment má vždy 2 znaky. Vzorec pre extrakciu stredný segment nie je žiadna veľká veda, ale to nie je niečo, čo začiatočník by prísť s: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).
Ale s Flash Fill nemusíte vymýšľať vzorec. Postupujte podľa týchto jednoduchých krokov:
- Uistite sa, že je nadpis A2 nad A2.
- Zadajte nadpis v jazyku B1.
- Typ ME v B2.
- Tu máte na výber. Môžete zvoliť B3 a stlačením Ctrl + E vyvolať Flash Fill. Alebo môžete ísť na B3 a napísať prvé písmeno správnej odpovede: E. Ak začnete písať v EÚ, Flash Fill skočí do činnosti a zobrazí vám zašednutý stĺpec s výsledkami. Stlačením klávesu Enter získate výsledky.
Osobne si myslím, že som trochu kontrolný čudák. Chcem Flash Fill povedať, kedy má skočiť do akcie.
Šedivé efekty zobrazené na predchádzajúcom obrázku sú úžasné, aby nováčikovi Excelu umožnili zistiť, že Flash Fill existuje. Zistí, že sa niekto chystá napísať tisíce buniek, a zabráni tomu, aby sa tak stalo. Flash Fill pravdepodobne zachránil milióny hodín produktivity administratívnych pracovníkov.
Existujú však jemnosti Flash Fill - hovorím tomu Advanced Flash Fill - a ak týmto jemnostiam rozumiete, budete chcieť nechať Flash Fill počkať do správneho času.
Ak chcete prevziať kontrolu a mať funkciu Flash Fill iba vtedy, keď stlačíte kombináciu klávesov Ctrl + E, prejdite na položky File (Súbor), Options (Možnosti), Advanced (Rozšírené) a zrušte začiarknutie políčka Automaticky vyplniť Flash.
Tu je zložitejší príklad. Kód produktu v stĺpci I obsahuje kombináciu číslic a veľkých písmen. Chceli by ste získať iba číslice alebo iba znaky. Existuje na to vzorec, ale nepamätám si ho. Neváhajte sledovať Dueling Excel Video 186, kde nájdete vzorec poľa alebo funkciu definovanú používateľom VBA. Nebudem sa pozerať na video, pretože to môžem vyriešiť bleskovou výplňou.
Toto je jeden z prípadov, keď Flash Fill nebude schopný zistiť vzor z jedného príkladu. Ak napíšete „0252 v J3 a potom Ctrl + E z J4, Excel nemôže zistiť odpoveď, kedykoľvek, keď číslo dielu začína číslicou.
f
Namiesto toho postupujte podľa týchto krokov:
- Uistite sa, že je nad nadpisom I2 nadpis. Pridajte nadpis v J1 a K1. Ak tam nie sú nadpisy, Flash Fill nebude fungovať.
- Je nevyhnutne potrebné, aby sa úvodná nula objavila v bunke J2 v 0252. Ak napíšete iba 0252, Excel ho zmení na 252. Takže zadajte apostrof (') a potom 0252 do J2.
- V J3 zadajte „619816
- V J4 zadajte „0115
- Na J5 stlačte Ctrl + E. Flash Fill správne získa iba číslice
Pozor
Flash Fill sa pozrie na všetky stĺpce v aktuálnej oblasti. Ak sa pokúsite extrahovať písmená zo stĺpca I, zatiaľ čo sa stĺpec J nachádza v aktuálnej oblasti, program Flash Fill má problémy. Namiesto toho postupujte podľa týchto krokov.
- Vyberte stĺpce J & K. Domov, Vložiť, Vložiť riadky hárkov, aby ste presunuli stĺpec Číslice z cesty.
- V J1 zadajte nadpis.
- V J2 zadajte BDNQGX
-
V J3 stlačte Ctrl + E. Flash Fill bude fungovať správne.
Izolovajte stĺpce obsahujúce zdrojové údaje
Flash Fill je možné použiť na viacerých stĺpcoch. V príklade nižšie chcete iniciály zo stĺpca Z, za ktorými nasleduje každá bodka. Potom medzera a priezvisko zo stĺpca AA. Chcete, aby to celé bolo správne. Keby to neboli ľudia s krstným menom s dvojitou hlavňou, mohli ste použiť =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Ale rokovania s ME Waltonom by tento vzorec dramaticky sťažili. Flash Fill na záchranu.
- Uistite sa, že sú nadpisy v Z1, AA1 a AB1.
- Typ J. Doe v AB2
-
Vyberte bunku AB3 a stlačte Ctrl + E. Flash fill skočí do akcie, ale nepoužije obe iniciály v riadkoch 6, 10 alebo 18.
Flash fill sa môže učiť z opráv -
Vyberte bunku AB6 a zadajte nový vzor: ME Walton. Stlačte Enter. Flash Fill ako zázrakom vyhľadá ostatných s týmto vzorom a opraví BB Miller a MJ White.
Flash fill sa môže učiť z opráv
Ďakujeme Ash Sharmovi za to, že ste mu navrhli úžasnú funkciu Flash Fill ako jednu z jeho obľúbených.
Rád by som požiadal tím programu Excel o ich obľúbené funkcie. Každú stredu sa podelím o jednu z ich odpovedí.
Excel myslel dňa
Požiadal som svojich priateľov programu Excel Master o radu o programe Excel. Dnešná myšlienka na zamyslenie:
„Absorbuj to, čo je užitočné; Neber si ohľad na to, čo je zbytočné.“
Sumit Bansal
