Niektorí ľudia už desaťročia hľadajú lepší spôsob, ako mať v rovnakom zošite naraz viac ľudí. Stará funkcia zdieľaného zošita bola nepríjemná. Ľudia sa uchýlili k tomu, že prístup k zápisu mal vždy len jeden človek “, čo viedlo k tomu, že niekto otvoril súbor a potom ho zabudol zavrieť predtým, ako šiel na dvojhodinový obed a celý ten čas zväzkoval.
Keď tabuľkový produkt Google začal ponúkať možnosť upravovať jeden pracovný hárok viacerým ľuďom, strávil tím Excelu viac ako dva roky vývojom funkcie, ktorú nazývajú spoluautorom. Táto funkcia bola uvoľnená zákazníkom služieb Office 365 v lete 2017.
Funkcia funguje dobre, hneď ako ju nastavíte. Je ale ťažké zistiť všetky kroky, ktoré umožnia viacerým ľuďom používať program Excel na svojich počítačoch namiesto toho, aby niektorí ľudia uviazli pri používaní programu Excel online.
Ak chcete začať, vyberte jednu osobu, ktorá sa stane vlastníkom zošita. Táto osoba by už mala mať nastavený priečinok One Drive For Business alebo SharePoint Online. Vlastník dokumentu by mal použiť položky Súbor, Uložiť ako a zvoliť uloženie dokumentu na OneDrive alebo SharePoint Online.
Vlastník zošita klikne na ikonu Zdieľať v pravom hornom rohu aplikácie Excel.
Panel Zdieľať vás požiada, aby ste pozvali ľudí pomocou e-mailovej adresy.
Ak sa však pozriete na spodnú časť panela, môžete vygenerovať odkaz na zdieľanie.
Vytvorte odkaz na zdieľanie, kde bude môcť zošit upravovať ktokoľvek s odkazom.
Skopírujte odkaz a pošlite ho ostatným vo svojom tíme.
Ďalším krokom je nepríjemná časť. Keď kliknú na odkaz, budú považovaní za hostí programu Excel Online. Zobrazí sa tabuľka, ktorú je možné upravovať v programe Excel Online. Hovoril som s ľuďmi z jednej spoločnosti, ktorí sa v tejto chvíli zastavili. Jedna osoba (vlastník zošita) by upravovala v programe Excel a všetci ostatní by uviazli v programe Excel Online.
Pozor
Ako je uvedené nižšie, tlačidlo „Upraviť v prehliadači“ je veľmi výrazné a je to to, na čo pravdepodobne kliknete. V zúfalstve môžete skúsiť kliknúť na Stiahnuť, ale tým sa odstráni možnosť spoluautora. V pravom hornom rohu nie je také zrejmé tlačidlo Prihlásiť sa.
Ak majú ostatní spoluautori používať zošit v reálnej verzii Excelu spusteného na počítači, musia sa najskôr prihlásiť do Excelu online. Použite prihlasovacie údaje, ktoré sú zobrazené v programe Excel v časti Súbor, účet.
Po prihlásení sa zobrazí rozbaľovacia ponuka Upraviť zošit. Otvorte ponuku a vyberte možnosť Upraviť v programe Excel. Iba tak bude mať každý spoluautor a namiesto Excel Online bude môcť používať skutočný desktopový program Excel.
Zatiaľ čo vy a ostatní pracujete v dokumente, vaša aktívna bunka bude označená zelenou farbou. Aktívne bunky pre ostatných budú mať iné farby. Ak chcete vedieť, kto upravuje bunku, umiestnite na ňu kurzor.
Spoluautorstvo bude fungovať dobre, ak sa všetci vyhnú úpravám tej istej bunky v rovnakom čase.
Keď sa niekto (pravdepodobne váš manažér) ponorí do úpravy bunky, ktorú už upravujete, potom zvíťazí neprehľadná sada pravidiel. Namiesto toho, aby ste sa zaoberali týmito pravidlami, buďte radi, že spoluautorstvo väčšinou funguje, a všetci nechajte súhlasiť, že nebudete upravovať rovnakú bunku súčasne.
Spoluautorstvo je úplne nová skúsenosť. Pri spoluautorstve si musíte zvyknúť na dobré aj zlé veci.
