Práve ste videli, ako spájať údaje, ale ľudia sa často pýtajú na opačný problém: ako analyzovať údaje, ktoré sú všetky v jednom stĺpci. Povedzme, že chcete zoradiť údaje na obrázku nižšie podľa PSČ:
Vyberte údaje v A2: A99 a vyberte Údaje, Text na stĺpce. Pretože niektoré názvy miest, napríklad Sioux Falls, sú dve slová, nemôžete údaje rozdeliť pri každom výskyte medzery. Namiesto toho musíte na získanie mesta v stĺpci A a štátu a PSČ v stĺpci B použiť čiarku, takže v kroku 1 sprievodcu vyberte Oddelené a kliknite na Ďalej.
V kroku 2 sprievodcu zrušte výber karty a vyberte čiarku. Ukážka v dolnej časti dialógového okna ukazuje, ako budú vaše údaje vyzerať. Kliknite na Ďalej.
Pozor
Po zvyšok dňa po použití textu na stĺpce si Excel bude pamätať možnosti, ktoré ste vybrali v kroku 2 Sprievodcu prevodom textu na stĺpce. Ak skopírujete údaje z programu Poznámkový blok a prilepíte ich do programu Excel, rozdelia sa čiarkou. To je často šialené, pretože väčšina dní sa údaje neanalyzujú čiarkou, ale po zvyšok dnešného dňa to tak bude. Ak to chcete opraviť, zatvorte a znova otvorte program Excel.
Krok 3 sprievodcu vás požiada, aby ste každý stĺpec vyhlásili za všeobecný, textový alebo dátumový. Je v poriadku ponechať stĺpce nastavené ako Všeobecné.
Po rozdelení štátu a PSČ do stĺpca B vyberte B2: B99 a znova možnosť Údaje, Text do stĺpcov. Tentokrát, pretože každý stav má dva znaky, môžete v kroku 1 sprievodcu použiť Pevnú šírku. Ak chcete zachovať úvodné nuly v PSČ, vyberte druhý stĺpec a v kroku 3 sprievodcu vyberte ako typ údajov Text.
Tip
S pevnou šírkou bude veľa údajov fungovať dobre, aj keď to nevyzerá, že by sa zarovnávali. Na nasledujúcom obrázku sú prvé tri riadky písmom Calibri a zdá sa, že nie sú zarovnané. Ak ale zmeníte písmo na Courier New, ako v riadkoch 4: 7, uvidíte, že stĺpce sú dokonale zoradené.
Niekedy nájdete množinu údajov, v ktorej niekto použil kombináciu klávesov Alt + Enter na vloženie údajov do nového riadku v bunke. Každý riadok môžete rozdeliť do nového stĺpca tak, že v kroku 2 sprievodcu zadáte kombináciu klávesov Ctrl + j do druhého poľa, ako je to znázornené nižšie. Prečo Ctrl + j? V 80. rokoch 20. storočia IBM vyhlásila Ctrl + j za riadkový rad. Ctrl + j je možné zadať aj v dialógovom okne Nájsť a nahradiť.
Existujú tri špeciálne situácie, ktoré text do stĺpcov zvládne ľahko:
- Dátumy vo formáte RRRRMMDD je možné zmeniť na skutočné dátumy. V kroku 3 sprievodcu kliknite v dialógovom okne na hlavičku stĺpca, vyberte Dátum a potom z rozbaľovacej ponuky vyberte YMD.
- Ak máte záporné čísla, kde sa za číslom zobrazuje znamienko mínus, prejdite na krok 3 sprievodcu, kliknite na tlačidlo Rozšírené a vyberte možnosť Trailing Minus pre záporné čísla.
- Dáta kopírované z obsahu budú často mať vodcovské body, ktoré sa tiahnu od textu k číslu stránky, ako je uvedené nižšie. V kroku 2 sprievodcu vyberte možnosť Iné, zadajte bodku a potom začiarknite políčko pre Zaobchádzať s oddeľovačmi ako s jedným.
