Niekto z rezervy americkej armády sa pýtal:
Mám jednoduchú tabuľku s dátumami splatnosti. Existuje spôsob, ako zmeniť termín splatnosti na zelenú, keď uplynie 10 dní, a potom na červenú, keď uplynie 5 dní?
Toto je ľahká úloha pomocou podmieneného formátovania. Táto funkcia bola predstavená v programe Excel 95. Umožňuje vám určiť až tri podmienky a na základe týchto podmienok automaticky zmeniť formátovanie buniek. Môžete zmeniť písmo, zvýrazniť písmo, zmeniť farbu, farbu pozadia. Ak máte bunky, ktoré chcete monitorovať, aby ste zistili, či nechávajú určitú toleranciu, je skvelým nástrojom použitie podmieneného formátovania.
Najlepšie urobíte, ak nastavíte podmienený formát pre prvú bunku v stĺpci s dátumami a potom tento formát skopírujete do všetkých ostatných buniek v rozsahu.
Povedzme, že váš rozsah dátumov je v E2: 200. Vybrali by ste bunku E2 a vykonali tieto kroky: (posunutím trochu nadol uvidíte obrázok pri čítaní …)
- Z ponuky zvoľte Formát - Podmienené formátovanie …
- Na ľavej strane dialógového okna Podmienené formátovanie sa nachádza rozbaľovacia ponuka „Hodnota bunky je“. Kliknite na toto DropDown a zmeňte hodnotu na „Formula Is“. Týmto sa zmení pravá strana dialógového okna na jedno dlhé pole.
- Do tohto poľa zadajte tento vzorec:
=(E2-TODAY())<6(Poznámka: ak vaše prvé rande nie je v E2, zmeňte E2 na bunku, v ktorej sa nachádzate) - Kliknite na tlačidlo Formátovať v dolnej časti dialógového okna podmieneného formátovania.
- V strede karty Písmo je rozbaľovacia ponuka farieb. Vyberte červenú farbu. Alebo - vyberte žltú farbu a na karte vzory vyberte červenú farbu. Vďaka tomu budú skutočne vyniknúť. Kliknutím na tlačidlo OK sa vrátite do dialógového okna Podmienené formátovanie.
Vyššie uvedené kroky spôsobia, že dátumy splatnosti do 5 dní od dnešného dňa začervenajú. Pokiaľ sa stále nachádzate v dialógovom okne podmieneného formátovania, postupujte takto:
- Kliknite na tlačidlo Pridať >> v dolnej časti dialógového okna a zobrazí sa nová Podmienka 2.
- Zmeňte „Hodnota bunky je“ na „Vzorec je“
- Zadajte vzorec
=(E2-TODAY())<11 - Kliknite na tlačidlo Formát a vyberte modré písmo a zelený vzor. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno Formátovanie buniek.
- Váš dialóg podmieneného formátovania by mal vyzerať takto. Kliknite na tlačidlo OK.
Už sme skoro tam. Keď prejdete všetkými týmito krokmi, aby ste dostali podmienený formát nastavený pre prvú bunku, je ľahké použiť funkciu Prilepiť špeciálne na kopírovanie formátov do celého vášho rozsahu dátumov. Keď prilepíte špeciálne formáty, skopíruje sa aj podmienené formátovanie.
- Vyberte bunku, do ktorej ste pridali podmienené formátovanie. V tomto príklade je to E2.
- V ponuke zvoľte možnosť Upraviť - Kopírovať.
- Zvýraznite všetky ostatné dátumy vo svojich údajoch - E3: E200. AK budete pridávať ďalšie údaje, môžete zvýrazniť niektoré riadky navyše.
- V ponuke zvoľte možnosť Upraviť - Prilepiť špeciálne …
- V dialógovom okne Prilepiť špeciálne vyberte štvrtú položku v ľavom stĺpci - Formáty.
- Kliknite na tlačidlo OK.
Týmto sa skopíruje podmienené formátovanie do všetkých buniek, ktoré ste vybrali. Pamätajte, že skopíruje aj orámovanie a formáty čísel, takže po vykonaní tejto operácie bude pravdepodobne potrebné znova upraviť orámovanie.
Poznámky:
- Na každú bunku je možné použiť limit 3 podmienených formátov. Vrátane predvoleného formátovania, ktoré sa vzťahuje na bunky, ktoré nespĺňajú žiadnu z podmienok, znamená to, že na bunku môžete automaticky nechať použiť až 4 formáty.
- Ak to potrebujete rozšíriť na viac ako 4 formáty, budete musieť napísať makro do VBA. Makro bude pomerne pomalé, pretože po vykonaní akýchkoľvek zmien v tabuľke bude musieť aktualizovať všetky bunky. Môžete si tiež na to najať konzultanta v programe Excel.
- Najťažšou časťou nastavenia podmieneného formátovania je napísanie vzorca do poľa so vzorcom. Pamätajte, že vzorec musíte vždy začínať znakom rovnosti. V knihe môže byť celá kapitola venovaná rôznym vzorcom, ktoré je možné do tohto poľa vpísať. Je možné zadávať vzorce, ktoré sa úplne spoliehajú na iné bunky.
- Ak opustíte zadanie vzorca a upravíte vzorec neskôr, Excel má nepríjemný zvyk interpretovať znak backspace ako pokus ukazovať na bunky. Váš vzorec sa tým vždy zmení na nesprávnu vec. Stlačením Escape sa vrátite k pôvodnému vzorcu. Je užitočné zvýrazniť chybný text pomocou myši a potom zadať ďalšie.
